Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren

Die derzeitigen Sekretärinnen und Sekretäre, Verwaltungsmitarbeitende und Kirchenpflegerinnen und Kirchenpfleger werden auch in den neuen Strukturen gebraucht. Die Aufgaben fallen nicht weg, sie werden nur anders zugeordnet. 

In den neuen Strukturen gibt es folgende Optionen: Übernahme einer AGL-Stelle, Mitarbeit in einem AGL-Team oder Übernahme von Aufgaben in einer Regionalverwaltung. Dokument zum Download: Arbeitshilfe Grundinfos

Auf der neuen Homepage für Fort- und Weiterbildungen der Ev. Landeskirche bieten die Vernetzte Beratung und die Vereinigung der Verwaltungsmitarbeitenden eine Vielzahl an Kursen an, die Sie dabei unterstützen, sich in Ihren neuen Aufgaben zurecht zu finden.

Der Arbeitsvertrag gilt selbstverständlich. Aufgaben aus der Kirchenpflege werden in den meisten Kirchenbezirken voraussichtlich zeitgleich mit der Einführung der Doppik in die Regionalverwaltung übertragen, also zum 01.01.2025 und zum 01.01.2026. Wenn Ihre Wahldauer bis zu diesem Zeitpunkt gilt, gibt es keinen akuten Handlungsdruck. Ziel im Umstellungsprozess ist es, für alle Mitarbeitenden die jeweils beste Stelle in den neuen Strukturen zu finden und Möglichkeiten der Weiterentwicklung zu bieten. In den meisten Kirchenbezirken ist das Ziel, zum 01.01.2025 oder 01.01.2026 auf die neuen Strukturen zu wechseln. Diese Termine sind durch den Wechsel auf die Doppik bedingt. Dokument zum Download: Übersicht über die voraussichtliche Einführung in die Doppik nach Kirchenbezirk

Wenn Ihre Wahldauer in nächster Zeit endet, wenden Sie sich bitte an Ihre Vorgesetzten und bei Bedarf auch an die zuständige MAV (die MAV übernimmt im Übergang ausdrücklich auch die Beratung von Kirchenpflegerinnen und Kirchenpflegern). Ziel sollte es sein, rechtzeitig vor Ende der Wahldauer eine angemessene Stelle zu finden, die zu den neuen Strukturen passt. Für Ihre Überlegungen können Sie den Strukturierten Fragebogen verwenden, der auch bei einem bezirksweiten strukturierten Beratungsprozess zum Einsatz kommt.   Dokument zum Download: Strukturierter Fragebogen

Die derzeitigen Sekretärinnen und Sekretäre, Verwaltungsmitarbeitende und Kirchenpflegerinnen und Kirchenpfleger werden auch in den neuen Strukturen gebraucht. Die Aufgaben fallen nicht weg, sie werden nur anders zugeordnet. 

In den neuen Strukturen gibt es folgende Optionen: Übernahme einer AGL-Stelle, Mitarbeit in einem AGL-Team oder Übernahme von Aufgaben in einer Regionalverwaltung. Dokument zum Download: Arbeitshilfe Grundinfos

Auf der neuen Homepage für Fort- und Weiterbildung der Ev. Landeskirche bieten die Vernetzte Beratung und die Vereinigung der Verwaltungsmitarbeitenden eine Vielzahl an Kursen an, die Sie dabei unterstützen, sich in Ihren neuen Aufgaben zurecht zu finden.

Das Verwaltungsmodernisierungsgesetz sieht Übergangszeiten bis 2030 vor. Allerdings bringt die Einführung der Doppik einschneidende Veränderungen für die nebenberuflichen Kirchenpflegerinnen und Kirchenpfleger mit sich. Daher ist es sinnvoll, dass die Mitarbeitenden in Kirchenpflege und Sekretariat vor diesem Zeitpunkt in die neuen Strukturen wechseln. Dokument zum Download: Übersicht über die voraussichtliche Einführung in die Doppik nach Kirchenbezirk

Zur Übertragung der Erledigungsaufgaben (vor allem Haushalt, Kassenwesen und Personal) müssen Geschäftsbesorgungsverträge zwischen Kirchengemeinde bzw. Kirchenbezirk und Landeskirche abgeschlossen werden. Diese Verträge dienen als Zwischenlösung, da eine zentrale Finanzierung aufgrund der zeitlich uneinheitlichen Einführung der Doppikumstellung in der Landeskirche derzeit nicht möglich ist. Die Verträge sind zeitlich befristet und gelten bis zum Wechsel auf eine zentralere Finanzierung (Vorwegabzug).

Die praktische Umsetzung der Verwaltungsreform, verbunden mit der Einführung einer neuen Software für das Finanzwesen sowie der notwendigen digitalen Infrastruktur ist Auftrag des Gesamtprojekts „Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren“

Vorbereitend ist es sinnvoll, wenn Dienstvorgesetzte mit ihren Mitarbeitenden über die Optionen in den neuen Strukturen sprechen, etwa im Rahmen des jährlichen Personalentwicklungsgesprächs. Dafür kann der Fragebogen dienen, der bei dem strukturierten Beratungsprozess zum Tragen kommt. Dokument zum Download: Arbeitshilfe Grundinfos. Dokument zum Download: Strukturierter Fragebogen

Für die Kirchenbezirksebene stellt sich die Lage wie folgt dar: Dokument zum Download: Arbeitshilfe Assistenz Bezirksleitung

Die 16. Landessynode hat am 24.11.2022 das Kirchliche Gesetz zur Modernisierung der Verwaltung in der Evangelischen Landeskirche in Württemberg beraten und beschlossen. Das Verwaltungsmodernisierungsgesetz sieht Übergangszeiten bis 2030 vor. Allerdings bringt die Einführung der Doppik einschneidende Veränderungen für die Kirchenpflegerinnen und Kirchenpfleger mit sich. Daher ist es sinnvoll, dass die Mitarbeitenden in Kirchenpflege und Sekretariat mit dem Zeitpunkt der Doppikeinführung in die neuen Strukturen wechseln. Dokument zum Download: Übersicht über die voraussichtliche Einführung in die Doppik nach Kirchenbezirk

Zur Übertragung der Erledigungsaufgaben (vor allem Haushalt, Kassenwesen und Personal) müssen Geschäftsbesorgungsverträge zwischen Kirchengemeinde bzw. Kirchenbezirk und Landeskirche abgeschlossen werden. Diese Verträge dienen als Zwischenlösung, da eine zentrale Finanzierung aufgrund der zeitlich uneinheitlichen Einführung der Doppikumstellung in der Landeskirche derzeit nicht möglich ist. Die Verträge sind zeitlich befristet und gelten bis zum Wechsel auf eine zentralere Finanzierung (Vorwegabzug).

Die praktische Umsetzung der Verwaltungsreform, verbunden mit der Einführung einer neuen Software für das Finanzwesen sowie der notwendigen digitalen Infrastruktur ist Auftrag des Gesamtprojekts „Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren“.

Vorbereitend ist es sicher hilfreich, wenn die Dienstvorgesetzen mit ihren Mitarbeitenden über die Optionen in den neuen Strukturen sprechen, zum Beispiel im Rahmen des jährlichen Personalentwicklungsgesprächs. Dafür kann der Fragebogen dienen, der bei dem strukturierten Beratungsprozess verwendet wird. Dokument zum Download: Strukturierter Fragebogen zum Download

Einen schnellen Überblick zur Verwaltungsmodernisierung und zum neuen Berufsbild Assistenz der Gemeindeleitung und was das für die Gremienarbeit bedeutet, finden Sie zusammengefasst auf drei Seiten zum Download: Dokument zum Download: Arbeitshilfe Grundinfos

Große Kirchenpflegen und Kirchliche Verwaltungsstellen fusionieren zu einer Regionalverwaltung. Diese Regionalverwaltung übernimmt Aufgaben, die zurzeit durch die Kirchenpflegen verlagert werden.

Die vor Ort verbleibenden Aufgaben aus der Kirchenpflege und die Aufgaben, die im Gemeindesekretariat erledigt werden, werden in Zukunft als ein gemeinsames Aufgabenspektrum betrachtet.

Diese Veränderungen haben zur Folge, dass für die lokalen Verwaltungsaufgaben das neue Berufsbild Assistenz der Gemeindeleitung entwickelt wurde.

Der Text des Kirchlichen Gesetzes zur Modernisierung der Verwaltung in der Evangelischen Landeskirche in Württemberg vom 24. November 2022 ist veröffentlicht im Amtsblatt Band 70 Nr. 13 (AZ 11.7 Nr. 11.7-17-V30)

Hier können Sie sich die Ausgabe des Amtsblatts herunterladen

Die Vernetzte Beratung bietet Kirchenbezirken beim „Aufbau der Regionalverwaltung“ und beim Übergang ins neue Berufsbild „Assistenz der Gemeindeleitung“ fundierte Begleitung an. In abgestimmten Prozessen wird dann in diesen beiden Bereichen vor Ort unterstützt. Im Bereich „Assistenz der Gemeindeleitung“ gehören zu diesen Prozessen Infoveranstaltungen. In diesen werden u. a. die Mitglieder des Kirchengemeinderats, die bisherigen Kirchenpflegerinnen und Kirchenpfleger sowie Gemeindesekretärinnen und -sekretäre, die Pfarrerschaft sowie alle Interessierten über die Inhalte und die Ausgestaltung des neuen Berufsbildes sowie den Fortschritt des Verwaltungsmodernisierungsprojekts informiert. 

Beratungsangebote der Vernetzten Beratung für Kirchenbezirke und -gemeinden

Infoveranstaltung am 29. April 2025 

Infoveranstaltung im 21. Oktober 2025

Nicht alle Kirchenbezirke wechseln gleichzeitig in die neuen Systeme. In den meisten Kirchenbezirken ist das Ziel, zum 01.01.2025 oder zum 01.01.2026 in die neuen Strukturen zu wechseln.

Der Start der Prozesse ist verknüpft mit dem Wechsel Ihres Kirchenbezirks in das neue Finanzsystem der „Doppik“; eine Zusammenstellung der geplanten Umstellungstermine für die einzelnen Kirchenbezirke finden Sie hier.

Zur Bildung der Regionalverwaltung hat der Evangelische Oberkirchenrat im Dezember 2022 ein Anhörungsverfahren gestartet, um gemeinsam mit den Kirchenbezirken zu klären, welche Standorte es als Teil einer Regionalverwaltung gaben soll. Ziel war es, eine schnellstmögliche Klarheit zu schaffen, wo Standorte sein werden und wie die Organisationsstruktur der Evangelischen Regionalverwaltung aussieht.

Im April 2023 wurden bereits die Standorte genehmigt, bei denen eine Einigkeit und Klarheit der beteiligten Kirchenbezirke vorlag. Für weitere Standorte haben die Kirchenbezirke, große Kirchenpflegen und die jeweilige Evangelischen Regionalverwaltungen (ERVen) gemeinsam ein Standortkonzept mit Unterstützung der Vernetzen Beratung erarbeitet. Im Dezember 2023 wurden diese vorgeschlagenen Standorte nach einem Anhörungsverfahren vom Kollegium des Oberkirchenrates genehmigt.  

Zur Übertragung der Erledigungsaufgaben (vor allem Haushalt, Kassenwesen und Personal) müssen Geschäftsbesorgungsverträge zwischen Kirchengemeinde bzw. Kirchenbezirk und Landeskirche abgeschlossen werden. Diese Verträge dienen als Zwischenlösung, da eine zentrale Finanzierung aufgrund der zeitlich uneinheitlichen Einführung der Doppikumstellung in der Landeskirche derzeit nicht möglich ist. Die Verträge sind zeitlich befristet und gelten bis zum Wechsel auf eine zentralere Finanzierung (Vorwegabzug).

Als Standorte sind zunächst Verwaltungseinheiten mit mehr als vier "Vollzeitäquivalenten" im Blick. Weitere Kriterien können eine Rolle spielen wie etwa Entfernungen, regionale Strukturen, bereits vorhandene Einrichtungen und Gebäude.

Die Mitarbeitenden sind Teil der Evangelischen Regionalverwaltung.

An einem Standort werden in der Regel mehrere Aufgabenbereiche wahrgenommen, z. B.

• das Finanzwesen
• die Personalsachbearbeitung, also etwa Arbeitsverträge, ausgenommen die Personaleinweisung bei der Zentralen Gehaltsabrechnungsstelle (ZGast), die ja bereits bei den Kirchlichen Verwaltungsstellen (KVSt) liegt
• Kitasachbearbeitung (Rechnungswesen, jedoch keine Übernahme der Trägerschaft)

Diese Standorte werden als Dienststellen des Oberkirchenrates mit landeskirchlicher Hard- und Software sowie Netzwerken (und ggf. Büromöbeln) ausgestattet.

In einer Außenstelle arbeiten Verwaltungsmitarbeitende, die der Regionalverwaltung angehören. Es werden Büroräume und vorhandene Ausstattung vor Ort genutzt. So wird z. B. für WLAN, Telefonanbindung und Drucker sowie die Büroausstattung vor Ort gesorgt.

Die Mitarbeitenden werden mit einer IT Ausstattung analog zur Arbeit im Home Office ausgestattet (Laptop mit allen zugehörigen Programmen).

Die Regionalverwaltungen übernehmen „Erledigungsaufgaben“. Das Weisungsrecht dafür bleibt auf der Ebene der Körperschaften vor Ort. Die Assistenz der Gemeindeleitung (AGL) ist dabei Bindeglied und Ansprechperson vor Ort.

Die Regionalverwaltung kann etwa Verträge im Namen der Kirchengemeinden, Kirchenbezirke oder Verbände nur nur nach Beauftragung rechtsgültig abschließen.

Ja, es wird für jede Kirchengemeinde persönliche Ansprechpersonen geben.

In jeder ERV wird es Ansprechpersonen zu verschiedenen Themengebieten geben, die jeweils die Zuarbeit für die Gemeinden in diesem Bereich übernehmen, z. B. für Finanzwesen, Personal etc.. Die Gemeinden werden informiert, wer ihr zuständiger Sachbearbeiter bzw. ihre Sachbearbeiterin in dem jeweiligen Bereich sein wird. In Fällen, in denen nicht klar ist, welches Sachgebiet zuständig ist, wird es eine zentrale Ansprechperson für die Gemeinden geben. So ist sichergestellt, dass Anliegen schnell und unkompliziert bearbeitet werden können.

Die Assistenz der Gemeindeleitung und die Evangelische Regionalverwaltung decken gemeinsam alle Verwaltungsaufgaben ab, die in einer Kirchengemeinde anfallen. Häufig ist es so, dass Verwaltungsprozesse in der Kirchengemeinde starten, dann in der Regionalverwaltung weiterbearbeitet werden um dann auf lokaler Ebene abgeschlossen zu werden. Die Information und Begleitung des Kirchengemeinderates verbleibt weitgehend lokal.

Gesetzlich ist das Aufgabenspektrum der Regionalverwaltung folgendermaßen geregelt:

Die Evangelische Regionalverwaltung ist zuständig für:

a. Erledigungsaufgaben für Kirchengemeinden und Kirchenbezirke in der Verwaltungsregion:

• Unterstützung bei der Aufstellung der Haushaltspläne und der Erstellung der Jahresabschlüsse
• Erledigung der Kassen- und Rechnungsgeschäfte
• beschränkte geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen
• Unterstützung beim Vollzug der Personalangelegenheiten
• Führung der Personalakten
• Verwaltung der Kindertageseinrichtungen, bei der weiterhin bestehenden Möglichkeit
  von unterschiedlichen Trägerschaftsmodellen
• Unterstützung bei der Verwaltung der Liegenschaften und Begleitung in der
  laufenden Liegenschaftsbetreuung
• Unterstützung bei der Verwaltung der kirchlichen Friedhöfe
• Begleitung in Bauangelegenheiten

b. Landeskirchliche Aufgaben im Bereich der Kirchenbezirke und Kirchengemeinden:

• Compliance Management
• Beratung und Begleitung beim Vollzug des Datenschutz- und Informationssicherheitsrechts
• Beratung und Begleitung beim Vollzug des Arbeitssicherheits- und Arbeitsschutzrechts in der Verwaltungsregion
• Erstberatung in Rechtsangelegenheiten

Wie viel Prozent der derzeitigen Aufgaben und Stellenanteile der Kirchenpflege an die Regionalverwaltung übertragen werden, ist abhängig von der konkreten Aufgabenaufteilung. Damit die Verteilung der Aufgaben zwischen Kirchengemeinde und Regionalverwaltung möglichst gut geklärt werden kann, wurde eine Standardaufteilung erarbeitet. Daraus muss das neue Aufgabenprofil der Assistenz der Gemeindeleitung für die jeweilige Kirchengemeinde individuell entwickelt werden.

Als Faustregel gilt: Je kleiner die bisherigen Stellenanteile, desto mehr Stunden bleiben vor Ort. Meist wird eine Aufteilung so vorgenommen, dass grob 60% der Aufgaben der Kirchenpflege vor Ort bleiben und rund 40% von der ERV übernommen werden.

Die Standardaufteilung und Informationen zur konkreten Aufgabenaufteilung und der Tätigkeiten erhalten Sie von der zuständigen ERV.

• Die Assistenz der Gemeindeleitung ist bei der Kirchengemeinde angestellt.
• Anstellungsträger für die Mitarbeitenden in der Regionalverwaltung ist die Landeskirche.
• Mitarbeitenden können durch die zukünftige Struktur der Regionalverwaltung Stellen mit unterschiedlichem Arbeitsumfang angeboten werden. Dadurch wird die Landeskirche als Arbeitgeberin attraktiver.
• Es besteht die Möglichkeit, sowohl ein Arbeitsverhältnis mit der Kirchengemeinde als auch mit der Landeskirche einzugehen. In diesem Fall bekommen Mitarbeitende jeweils einen Arbeitsvertrag und haben somit zwei Arbeitgeber.
• Home Office Möglichkeiten bestehen nach Absprache mit der bzw. dem Vorgesetzten. 

Dienst- und Fachaufsicht (mit Weisungsrecht) für das Personal der Regionalverwaltungen liegen bei der Landeskirche. Den örtlichen Körperschaften obliegt entsprechend der übertragenen Aufgaben ein Fachweisungsrecht.

Diese Verantwortung liegt weiterhin vollständig bei der Kirchengemeinde. Aus dem Kirchengemeinderat wird eine Beauftragte oder ein Beauftragter für den kirchlichen Haushalt bestimmt. Bei Maßnahmen von erheblicher finanzieller Bedeutung wird diese Person beteiligt.

Die Erstellung des Haushaltsplans und von Finanzierungsplänen erfolgt durch die ERV in Abstimmung mit den Vorsitzenden und der AGL.

Die Anordnungsbefugnis kann bei Bedarf auf die Regionalverwaltung übertragen werden. Das kann bei wiederkehrenden Rechnungen, wie etwa für Telefongebühren, sinnvoll sein.

Die Aufstellung des Haushaltsplanes erfolgt durch die ERV in Abstimmung mit den Vorsitzenden und der AGL. Eine AGL bringt haushaltsrelevante Themen in die Sitzungen ein, muss sich also im Haushaltsplan auskennen und auskunftsfähig sein. Es werden dafür Fortbildungen angeboten.

Die Assistenz der Gemeindeleitung (AGL) nimmt als Verwaltungsfachfrau oder Verwaltungsfachmann und als Verbindungsperson zur regionalen Verwaltung beratend an den Sitzungen des Kirchengemeinderats teil. Sie ist weder gewähltes Mitglied noch "qua Amt" Mitglied des Kirchengemeinderats und hat daher kein Stimmrecht.

Die beratende Teilnahme sorgt für Rollenklarheit. Die AGL ist nicht gleichzeitig Angestellte der Kirchengemeinde und stimmberechtigtes Mitglied des Leitungsorgans KGR. Dadurch ist übrigens auch die die konfessionelle Bindungspflicht gelockert, was die Gewinnung qualifizierter Mitarbeitender erleichtern kann.

Voraussetzung ist die Wählbarkeit in der Kirchengemeinde.

Diese liegt vor, wenn die Person evangelisch und in der Kirchengemeinde wohnhaft oder zu dieser umgemeldet ist. Hauptberufliche Mitarbeitende können nicht in den KGR gewählt werden.

Mit einem Stellenanteil von weniger als 50% kann man für einen Sitz im KGR kandidieren und hat im Fall der Wahl dann als Privatperson ein Stimmrecht, wie alle anderen Gewählten auch.

Wichtig ist hier bei allen Beteiligten ein Bewusstsein über die verschiedenen Rollen.

Die AGL muss an den KGR-Sitzungen teilnehmen, in denen Haushalts-Themen und Verwaltungsthemen zur Sprache kommen. In Gemeinden, in denen sich ein AGL-Team die Aufgaben teilt, kann die Teilnahme je nach Aufgabengebiet und nach Absprache erfolgen.

Die Tagesordnungen der Sitzungen kann durch die Vorsitzenden so gestaltet werden, dass nicht in jeder Sitzung eine Teilnahme notwendig ist oder die entsprechenden Tagesordnungspunkte zu Beginn der Sitzung behandelt werden.

Die Teilnahme ist Arbeitszeit und in der AZE enthalten.

Die Arbeitszeit einer AGL setzt sich zusammen aus den bisherigen Stunden für das Gemeindebüro und den errechneten Stundenanteilen der ehemaligen Kirchenpflegeaufgaben. Wie viel Prozent der derzeitigen Aufgaben und Stellenanteile der Kirchenpflege vor Ort bleiben, ist abhängig von der konkreten Aufgabenaufteilung. Dabei wird von den bisherigen Stunden als Basis ausgegangen.

Damit die Verteilung der Aufgaben zwischen Kirchengemeinde und Regionalverwaltung möglichst gut geklärt werden kann, wurde eine Standardaufteilung erarbeitet. Daraus muss das neue Aufgabenprofil der Assistenz der Gemeindeleitung für die jeweilige Kirchengemeinde individuell entwickelt werden.

Es ist nötig, gut zu klären, welche Aufgaben effektiv und effizient bearbeitet werden können (und welche nicht und was dann damit passiert).

Es ist die Aufgabe der Kirchengemeinde bzw. des KGR als Arbeitgeber, ggf. gemeinsam mit der ERV, die Stundendeputate und Aufgabenverteilung festzulegen.

Die Eingruppierung erfolgt anhand einer Stellenbeschreibung und Stellenbewertung. Sie ist also abhängig von der konkreten Übernahme der Tätigkeiten.

Damit eine Tätigkeit als AGL vorliegt, müssen bestimmte Merkmale erfüllt sein.

Die Arbeitsrechtliche Kommission hat in ihrer Sitzung am 23.12.2022 die Mindesteingruppierung der Tätigkeit der Assistenz der Gemeindeleitung in Entgeltgruppe 7 im Vergütungsgruppenplan 60 beschlossen. Mindesteingruppierung bedeutet, dass keine niedrigere Eingruppierung möglich ist, sofern die Merkmale erfüllt sind. Eine höhere Eingruppierung ist aber je nach den Tätigkeiten möglich.

Die Mindesteingruppierung entbindet nicht von der Notwendigkeit, Stellenbeschreibungen zu erstellen, welche Arbeitsvorgänge enthalten.

Nähere Infos finden Sie im Rundschreiben vom 17.01.2023 | AZ: 25.00 Nr. 25.0-10-V166

Diese Übertragung ist eine Folge der Einführung der doppischen Buchführung (Doppik) und der Abschaltung der Software Navision-K bzw. Cuzea. Die im Verwaltungsmodernisierungsgesetz beschriebene Verwaltungsreform bringt die Lösungen für  die Anforderungen, die sich aus der Doppik-Umstellung ergeben.

Da die technische Restlaufzeit der aktuell verwendeten Software bis Januar 2026 reicht, ist dieser Termin der Zeitpunkt, bis zu dem die Umstellung erfolgen muss. Ausführliche Informationen erhalten Sie im Rundschreiben KW 37:  OKR-Rundschreiben (elk-wue.de).