Ziel der Verwaltungsreform ist ein gut funktionierendes lokales Gemeindebüro, mit einer Regionalverwaltung als starkem Partner im Hintergrund. Die Aufgaben, die den Ortsbezug benötigen, bleiben vor Ort und Aufgaben, für die Spezialwissen benötigt wird oder bei denen es sich um „Massengeschäft“ handelt, geschehen regional.
Für die regionale Erfüllung der Aufgaben werden 19 Evangelische Regionalverwaltungen (ERV) aufgebaut, die mehrere Standorte haben können. So ist die Verwaltung nah bei den Kirchengemeinden. In den Regionalverwaltungen gibt es feste Ansprechpartner für jede Kirchengemeinde. Das macht ein reibungsfreies Zusammenspiel zwischen Kirchengemeinden und Regionalverwaltung möglich.
"Die Verwaltungsreform gelingt, wenn wir das ‚Wir‘ nach vorne stellen”
Einzelprojekte Zukunft Finanzwesen, digitale Infrastruktur und Verwaltungsreform nun gebündelt
Nach dem Beschluss des kirchlichen Gesetzes „zur Modernisierung der Verwaltung in der Evangelischen Landeskirche in Württemberg“ durch die Landessynode im Herbst 2022 hat nun die Umsetzung begonnen. Eine Aufgabe, die zu meistern sei, „wenn wir das WIR nach vorne stellen“ - so hat es Direktor Stefan Werner formuliert. „Es ist viel Herzblut im Spiel, auch Trauer darüber, von vertrauten Arbeitsweisen Abschied nehmen zu müssen. Wir werden in Zukunft enger zusammenrücken und deshalb auch enger zusammenarbeiten. Die Verwaltungsreform kann nur dann gelingen, wenn wir das ‚Wir‘ nach vorne stellen.”
Zusammen durch die aufwändige und mit viel Neuem verbundene Umstellung zu kommen, ist notwendig. Die Anforderungen an Verwaltung werden umfangreicher und komplexer. Staatliche Vorgaben und Entwicklungen zwingen uns zum Handeln. Datenschutz, Umsatzsteuerproblematik und Doppikverwendung sind nur einige Stichworte. Gleichzeitig brauchen wir für unsere Kirche Lösungen, die mittelfristig die Arbeit erleichtern, vereinheitlichen - und die Arbeit bei uns muss so attraktiv sein, dass wir auch in Zukunft neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen. Die Modernisierung unserer Verwaltung ist also kein Selbstzweck, sondern dient dazu, unsere Kirche in der Organisation ihrer Verwaltung zukunftsfähig zu machen. Deshalb heißt die Überschrift „Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren“. Unter dieser Überschrift sind die drei Projekte Zukunft Finanzwesen, digitale Infrastruktur und eben die Verwaltungsreform gebündelt.
Auf dieser Website möchten wir sie bestmöglich informieren. Über grundsätzliche Themen der Verwaltungsreform, über Aktuelles, über Veranstaltungen. Wir haben die Themen nach auch Berufsgruppen und Gremien sortiert. Sie können auf diesem Weg aber auch Fragen stellen, am besten per Kontaktformular. 2023 finden zahlreiche Veranstaltungen statt, um miteinander ins Gespräch zu kommen. Vor Ort und digital. Darüber halten wir Sie hier auf dem Laufenden. Und über einen Newsletter, den wir im Februar starten und für den Sie sich weiter unten auf dieser Seite anmelden können.
Diese Seite ist "work in progress" - wie die ganze Umsetzung der Verwaltungsmodernisierung. Sie finden eine Zeitleiste zur Orientierung, die stark vereinfacht die derzeitige Umsetzungsplanung skizziert. Wir werden flexibel sein müssen und es werden sich an der einen oder anderen Stelle noch Änderungen ergeben. Work in progress eben. Wir freuen uns über Verbesserungsvorschläge und nehmen Ihre Anregungen gerne auf!
Was für 2023 geplant ist (zum Vergrößern auf + klicken):
Der Arbeitsvertrag gilt selbstverständlich! Alle Aufgaben aus dem Sekretariat verbleiben dauerhaft in der Kirchengemeinde, und werden weiterhin vor Ort gebraucht. In den neuen Strukturen gibt es folgende Optionen: Übernahme einer AGL-Stelle, Mitarbeit in einem AGL-Team oder Übernahme von Sekretariatsaufgaben in einer Regionalverwaltung.
Die Kirchenbezirke erhalten das Angebot, einen strukturierten Beratungsprozess mit allen Mitarbeitenden in Sekretariat und Kirchenpflege durchzuführen. Ziel dieses Prozesses ist es, für alle Mitarbeitenden die jeweils beste Stelle in den neuen Strukturen zu finden. Für diesen Prozess sind über 12 Monate vorgesehen, in den meisten Kirchenbezirken mit dem Ziel, zum 01.01.2025 oder 01.01.2026. auf die neuen Strukturen zu wechseln. Dieser Termin ist durch den Wechsel auf die Doppik bedingt. Vor möglichen Veränderungen gibt es Vorlauf, nichts passiert von heute auf morgen.
Wenn Sie bereits vor einem bezirksweiten Prozess speziellen Klärungsbedarf haben, können Sie sich an Ihre Vorgesetzten und an die zuständige MAV wenden. Für Ihre Überlegungen können Sie den strukturierten Fragebogen verwenden, der auch bei einem bezirksweiten strukturierten Beratungsprozess zum Einsatz kommt.
Am 9. Mai von 9:30 Uhr bis 12:00 Uhr findet ein digitaler Studienhalbtag Veränderungen statt, für den Sie sich hier anmelden können. Darin geht es darum, wie die gravierenden Veränderungen zu bewältigen sind, an die die lokale Verwaltung in den Gemeindebüros sich anpassen muss. Was kommt auf die Kirchengemeinden in Zukunft zu und was bedeutet das für Gemeindesekretärinnen und - sekretäre? Was passiert in den nächsten Jahren? Was davon betrifft die Mitarbeiter/-innen im Gemeindebüro und wie wirken sich die Veränderungen aus? Sie bekommen mit kompakten Informationen einen Überblick über die Entwicklung der nächsten Jahre und die Gelegenheit, sich auszutauschen.
Der Arbeitsvertrag gilt selbstverständlich! Aufgaben aus der Kirchenpflege werden in den meisten Kirchenbezirken voraussichtlich zeitgleich mit der Einführung der Doppik in die Regionalverwaltung übertragen, also zum 01.01.2025 und zum 01.01.2026. Wenn ihre Wahldauer bis zu diesem Zeitpunkt gilt, gibt es keinen akuten Handlungsdruck. Denn die Kirchenbezirke erhalten das Angebot, einen strukturierten Beratungsprozess mit allen Mitarbeitenden in Sekretariat und Kirchenpflege durchzuführen. Ziel dieses Prozesses ist es, für alle Mitarbeitenden die jeweils beste Stelle in den neuen Strukturen zu finden.
Wenn Ihre Wahldauer in nächster Zeit endet, wenden Sie sich bitte an Ihre Vorgesetzten und bei Bedarf auch an die zuständige MAV (die MAV übernimmt im Übergang ausdrücklich auch die Beratung von KirchenpflegerInnen). Ziel sollte es sein, rechtzeitig vor Ende der Wahldauer eine angemessene Stelle zu finden, die zu den neuen Strukturen passt. Für Ihre Überlegungen können Sie den Strukturierten Fragebogen verwenden, der auch bei einem bezirksweiten strukturierten Beratungsprozess zum Einsatz kommt.
In den neuen Strukturen gibt es folgende Optionen: Übernahme einer AGL-Stelle, Mitarbeit in einem AGL-Team oder Übernahme von Aufgaben in einer Regionalverwaltung.
Wenn Sie bereits vor einem bezirksweiten Prozess speziellen Klärungsbedarf haben, können Sie sich an Ihre Vorgesetzen oder an die zuständige MAV wenden.
Das Verwaltungsmodernisierungsgesetz sieht Übergangszeiten bis 2030 vor. Es gibt also keinen akuten Handlungsdruck. Allerdings bringt die Einführung der Doppik einschneidende Veränderungen für die nebenberuflichen Kirchenpflegerinnen mit sich. Daher ist es sinnvoll, dass die Mitarbeitenden in Kirchenpflege und Sekretariat vor diesem Zeitpunkt in die neuen Strukturen wechseln.
Die Kirchenbezirke erhalten das Angebot, einen strukturierten Beratungsprozess mit allen Mitarbeitenden in Sekretariat und Kirchenpflege durchzuführen. Ziel dieses Prozesses ist es, für alle Mitarbeitenden die jeweils beste Stelle in den neuen Strukturen zu finden. Für diesen Prozess sind in der Regel über 12 Monate vorgesehen. An diesem Prozess werden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden beteiligt.
Vorbereitend können Sie mit Ihren Mitarbeitenden über die Optionen in den neuen Strukturen sprechen, z. B. im Rahmen des jährlichen Personalentwicklungsgesprächs. Dafür kann der Fragebogen dienen, der bei dem strukturierten Beratungsprozess zum Tragen kommt.
Bei Beratungsbedarf wenden Sie sich bitte an die zuständige Evangelische Regionalverwaltung. Wenn die Wahldauer einer Kirchenpflege in nächster Zeit endet, sollte das Ziel sein, eine angemessene Stelle zu finden, die zu den neuen Strukturen passt.
Das Verwaltungsmodernisierungsgesetz sieht Übergangszeiten bis 2030 vor. Es gibt also keinen akuten Handlungsdruck. Allerdings bringt die Einführung der Doppik einschneidende Veränderungen für die nebenberuflichen Kirchenpflegerinnen mit sich. Daher ist es sinnvoll, dass die Mitarbeitenden in Kirchenpflege und Sekretariat vor diesem Zeitpunkt in die neuen Strukturen wechseln.
Die Kirchenbezirke erhalten das Angebot, einen strukturierten Beratungsprozess mit allen Mitarbeitenden in Sekretariat und Kirchenpflege durchzuführen. Ziel dieses Prozesses ist es, für alle Mitarbeitenden die jeweils beste Stelle in den neuen Strukturen zu finden. Für diesen Prozess sind in der Regel über 12 Monate vorgesehen. An diesem Prozess werden die Dienstvorgesetzten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden beteiligt.
Vorbereitend ist es sicher hilfreich, wenn die Dienstvorgesetzen mit Ihren Mitarbeitenden über die Optionen in den neuen Strukturen sprechen, z.B. im Rahmen des jährlichen Personalentwicklungsgesprächs. Dafür kann der Fragebogen dienen, der bei dem strukturierten Beratungsprozess zum Tragen kommt.
Um in die neuen Strukturen zu wechseln, sind zwei Dinge notwendig:
Die Klärung der Frage, wo Standorte einer Evangelischen Regionalverwaltung (ERV) gebildet werden. Und der Wechsel der Personen in Sekretariat, Kirchenpflege und Verwaltung in die neuen Strukturen.
Für die Klärung der Standorte hat der Oberkirchenrat eine Anhörung gestartet.
Für den Wechsel der Personen in Sekretariat, Kirchenpflege und Verwaltung bietet der Oberkirchenrat einen strukturierten Beratungsprozess an
In den nächsten Jahren haben Kirchengemeinden einige gravierende Veränderungen zu bewältigen, an die die lokale Verwaltung in den Gemeindebüros sich anpassen muss. Das wirft viele Fragen auf: Was kommt auf die Kirchengemeinden in Zukunft zu und was bedeutet das für Gemeindesekretärinnen und -sekretäre? Was passiert in den nächsten Jahren? Was davon betrifft die Mitarbeiter/-innen im Gemeindebüro und wie wirken sich die Veränderungen aus? Beim Studienhalbtag bekommen Sie kompakte Informationen und einen Überblick über die Entwicklungen der nächsten Jahre (Bezirksfusionen, Pfarrplan 2030, Kirchenwahl, Bildung Regionalverwaltung, Assistenz der Gemeindeleitung, Doppik) und haben die Gelegenheit, sich dazu auszutauschen.
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Projekte
Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren
Projektvorstellung
Kirchliche Verwaltung dient dem Auftrag, allen Menschen das Evangelium zu verkündigen und dafür benötigt sie zeitgemäße Strukturen und eine moderne Ausstattung.
Was wollen wir erreichen?
Bündelung von Verwaltungshandeln, um Kirchengemeinden und Pfarrämter möglichst weitgehend zu unterstützen
Digitalisierung und Vernetzung der Verwaltung
Klare und verlässliche Perspektiven für die Mitarbeitenden im Verwaltungsbereich
Um diese Ziele zu erreichen, arbeiten mehrere landeskirchliche Großprojekte, die allesamt auf eine Veränderung der Verwaltungsstrukturen sowie deren digitale Unterstützung abzielen, eng und koordiniert zusammen:
Zukunft Finanzwesen
Vernetzte Beratung, ehemals Struktur 2024plus
Digitale Infrastruktur
In dem für diese Teilprojekte die verbindende Klammer bildenden Projekt „Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren“ arbeiten verschiedene Bereiche des Oberkirchenrats (u.a. IT, Schriftgutverwaltung, Finanzen, DigiTeam, Prozessmanagement) sowie Vertreter der Regionalverwaltungen zusammen in fachbereichsübergreifenden Teams. Durch ein zentral steuerndes Multiprojektmanagement soll sichergestellt werden, dass die zahlreichen Vorhaben zu keiner Überforderung der Akteure in der Fläche – insbesondere der kirchlichen Verwaltungsstellen, den zukünftigen Regionalzentren, als auch den Kirchenpflegen und zukünftigen Gemeindeassistenzen – sowie den verantwortlichen Projektteams führen. Es gilt die zeitliche Abfolge der Teilprojekte zu optimieren, Lücken zwischen den Teilprojekten zu identifizieren und zu schließen, notwendige Abstimmungen herbeizuführen sowie die Gesamtveränderung und Termine zu steuern.
Projektübersicht
Auf diesen weiterführenden Seiten erhalten Sie detaillierte Informationen zu den Teilprojekten Zukunft Finanzwesen und Digitale Infrastruktur sowie zur Vernetzten Beratung.
Die Anforderungen an Verwaltung werden umfangreicher und komplexer. Staatliche Vorgaben und Entwicklungen zwingen uns zum Handeln. Datenschutz, Umsatzsteuerproblematik und Doppikverwendung sind nur einige Stichworte. Gleichzeitig brauchen wir für unsere Kirche Lösungen, die mittelfristig die Arbeit erleichtern, vereinheitlichen - und die Arbeit bei uns muss so attraktiv sein, dass wir auch in Zukunft neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen. Die Modernisierung unserer Verwaltung ist also kein Selbstzweck, sondern dient dazu, unsere Kirche in der Organisation ihrer Verwaltung zukunftsfähig zu machen. Deshalb heißt die Überschrift „Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren“.
Weiterhin haben die künftige Anzahl der Gemeindeglieder und die daraus resultierende Dienstumfänge im Pfarrdienst, der Fachkräftemangel sowie die zur Verfügung stehenden Finanzmittel der Landeskirche Einfluss auf alle Bereiche in unserer Kirche. Hinzu kommen neue Technologien, die unsere Arbeit erleichtern sowie die Kommunikation untereinander und mit Dritten vereinfachen. Nicht zuletzt verändert sich auch der Anspruch an die tägliche Arbeit und an die Arbeitsplätze.
Die neue Verwaltungsstruktur hat viele Vorteile für die Kirchengemeinden und deren Mitarbeitenden. Sie ermöglicht flexiblere Arbeitszeiten und das Arbeiten im Homeoffice. Das Erfüllen der einzelnen Aufgaben wird in jedem Bereich einfacher. Denn neue Strukturen, klare Kommunikationswege und eine einheitliche Software sorgen für einen effizienten Informationsfluss, schnelle Abstimmungsprozesse und Klärungen. Damit stärkt und unterstützt die Moderne Verwaltung die Gemeinden und Pfarrämter.
Große Kirchenpflegen und Kirchliche Verwaltungsstellen fusionieren zu einer Regionalverwaltung. Diese Regionalverwaltung übernimmt Aufgaben, die zurzeit durch die Kirchenpflegen verlagert werden.
Die vor Ort verbleibenden Aufgaben aus der Kirchenpflege und die Aufgaben, die im Gemeindesekretariat erledigt werden, werden in Zukunft als ein gemeinsames Aufgabenspektrum betrachtet.
Diese Veränderungen haben zur Folge, dass für die lokalen Verwaltungsaufgaben das neue Berufsbild Assistenz der Gemeindeleitung entwickelt wurde.
Die Assistenz der Gemeindeleitung und die Regionalverwaltung decken gemeinsam alle Verwaltungsaufgaben ab, die in einer Kirchengemeinde anfallen. Häufig ist es so, dass Verwaltungsprozesse in der Kirchengemeinde starten, dann in der Regionalverwaltung weiterbearbeitet werden um dann auf lokaler Ebene abgeschlossen zu werden. Die Information und Begleitung des Kirchengemeinderates verbleibt weitgehend lokal.
Gesetzlich ist das Aufgabenspektrum der Regionalverwaltung folgendermaßen geregelt:
Die Regionalverwaltungen ist zuständig für: a. Erledigungsaufgaben für Kirchengemeinden und Kirchenbezirke in der Verwaltungsregion: i. Unterstützung bei der Aufstellung der Haushaltspläne und der Erstellung der Jahresabschlüsse, ii. Erledigung der Kassen- und Rechnungsgeschäfte iii. beschränkte geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen iv. Unterstützung beim Vollzug der Personalangelegenheiten v. Führung der Personalakten vi. Verwaltung der Kindertageseinrichtungen, bei der weiterhin bestehenden Möglichkeit von unterschiedlichen Trägerschaftsmodellen. vii. Unterstützung bei der Verwaltung der Liegenschaften und Begleitung in der laufenden Liegenschaftsbetreuung viii. Unterstützung bei der Verwaltung der kirchlichen Friedhöfe ix. Begleitung in Bauangelegenheiten
b. Landeskirchliche Aufgaben im Bereich der Kirchenbezirke und Kirchengemeinen: i. Compliance Management ii. Beratung und Begleitung beim Vollzug des Datenschutz- und Informationssicherheitsrechts, iii. Beratung und Begleitung beim Vollzug des Arbeitssicherheits- und Arbeitsschutzrechts in der Verwaltungsregion iv. Erstberatung in Rechtsangelegenheiten
Der Evangelische Oberkirchenrat startet noch im Dezember 2022 ein Anhörungsverfahren, um gemeinsam mit den Kirchenbezirken zu klären, welche Kirchenpflegen grundsätzlich Teil einer Regionalverwaltung werden sollten. Ziel ist es, bis April 2023 weitgehend Klarheit zu haben. Dann kann der Evangelische Oberkirchenrat mit den Kirchengemeinden in konkrete Gespräche über die Übertragung der Kirchenpflegen eintreten.
Die derzeitigen Sekretärinnen und Sekretäre, Verwaltungsmitarbeitende und Kirchenpflegerinnen und Kirchenpfleger werden auch in den neuen Strukturen gebraucht. Die Aufgaben fallen nicht weg, sie werden nur anders zugeordnet. Um für jede Person einen guten Platz in den neuen Strukturen zu finden, hat der Evangelische Oberkirchenrat einen strukturierten Beratungsprozess entwickelt. Dieser Beratungsprozess wird den Kirchenbezirken ebenfalls noch im Jahr 2022 angeboten. Er kann an die Gegebenheiten eines Bezirks angepasst werden.
In den meisten Kirchenbezirken wird das Ziel sein, zum 01.01.2025 oder zum 01.01.2026 in die neuen Strukturen zu wechseln. Wir reden also von einem Prozess, für den zwei bis drei Jahre vorgesehen sind.
Das Anhörungsverfahren wird nach dem Beschluss der Landessynode durch ein Anschreiben an die Kirchenbezirke (Dekanatamt) gestartet. Entsprechend dem Verwaltungsmodernisierungsgesetz und Eckpunktepapier wird vom OKR ein Standortkonzept vorgeschlagen. Zu diesem Vorschlag werden die Kirchenbezirke angehört, die das Standortkonzept im Kirchenbezirksausschuss (KBA) und gegebenenfalls in der Bezirkssynode beraten haben. Wo nötig wird der Vorschlag in einer Steuerungsgruppe überarbeitet. Die finale Entscheidung liegt beim OKR.
Das Standortkonzept wird vom Oberkirchenrat vorgeschlagen und in einem Anhörungsverfahren mit den Kirchenbezirken beraten. Die finale Entscheidung liegt beim OKR.
Als Standorte sind Verwaltungseinheiten mit mehr als vier "Vollzeitäquivalenten" vorgesehen. Die Mitarbeitenden sind Teil der Regionalverwaltung. An einem Standort werden in der Regel mehrere Aufgabenbereiche wahrgenommen, z. B.
das Finanzwesen
die Personalsachbearbeitung, also etwa Arbeitsverträge, ausgenommen die Personaleinweisung bei der Zentralen Gehaltsabrechnungsstelle (ZGast), die ja bereits bei den Kirchlichen Verwaltungsstellen (KVSt) liegt
Kitasachbearbeitung (Rechnungswesen, jedoch keine Übernahme der Trägerschaft)
Diese Standorte werden mit landeskirchlicher Hard- und Software sowie Netzwerken ausgestattet.
Die Assistenz der Gemeindeleitung ist bei der Kirchengemeinde angestellt.
Anstellungsträger für die Mitarbeitenden in der Regionalverwaltung ist die Landeskirche.
Mitarbeitenden können durch die zukünftige Struktur der Regionalverwaltung Stellen mit unterschiedlichem Arbeitsumfang angeboten werden. Dadurch wird die Landeskirche als Arbeitgeberin attraktiver.
Dienst- und Fachaufsicht (mit Weisungsrecht) für das Personal der Regionalverwaltungen liegen bei der Landeskirche. Den örtlichen Körperschaften obliegt entsprechend der übertragenen Aufgaben ein Fachweisungsrecht.
Individualität und Vielfalt der Ortsebenen sollen unbedingt erhalten bleiben. Die Autonomie der Kirchengemeinden und Kirchenbezirke bleibt unangetastet, dies ist explizit im Gesetz verankert.
Die Regionalverwaltungen übernehmen „Erledigungsaufgaben“. Das Weisungsrecht dafür bleibt auf der Ebene der Körperschaften vor Ort. Die Assistenz der Gemeindeleitung (AGL) ist dabei Bindeglied und Ansprechperson vor Ort.
Die Regionalverwaltung kann etwa Verträge im Namen der Kirchengemeinden, Kirchenbezirke oder Verbände nur nur nach Beauftragung rechtsgültig abschließen.
Diese Verantwortung liegt weiterhin vollständig bei der Kirchengemeinde. Es ist möglich, eine Beauftragte oder einen Beauftragten für den kirchlichen Haushalt aus dem Kirchengemeinderat zu bestimmen.
Die Anordnungsbefugnis kann bei Bedarf auf die Regionalverwaltung übertragen werden. Das kann bei wiederkehrendem Rechnungen, wie für Telefongebühren, sinnvoll sein.
Die Assistenz der Gemeindeleitung (AGL) nimmt als Verwaltungsfachfrau oder Verwaltungsfachmann und als Verbindungsperson zur regionalen Verwaltung beratend an den Sitzungen des Kirchengemeinderats teil. Sie ist kein gewählte Mitglied und hat daher (nach aktuellem Beratungsstand) keine Stimme.
Die beratende Teilnahme sorgt für Rollenklarheit. Die AGL ist nicht gleichzeitig Angestellte der Kirchengemeinde und stimmberechtigtes Mitglied des Leitungsorgans KGR. Dadurch ist übrigens auch die die konfessionelle Bindungspflicht gelockert, was die Gewinnung qualifizierter Mitarbeitender erleichtern kann.
Diese Übertragung ist eine Folge der Einführung der doppischen Buchführung (Doppik) und der Abschaltung der Software Navision-K bzw. Cuzea. Die im Verwaltungsmodernisierungsgesetz beschriebene Verwaltungsreform bringt die Lösungen für die Anforderungen, die sich aus der Doppik-Umstellung ergeben.
Da die technische Restlaufzeit der aktuell verwendeten Software bis Januar 2026 reicht, ist dieser Termin der Zeitpunkt, bis zu dem die Umstellung erfolgen muss. Ausführliche Informationen erhalten Sie im Rundschreiben KW 37:OKR-Rundschreiben (elk-wue.de).
