| Digitalisierung

Gemeinde-Management fast ohne Papier

Die Landeskirche will 2020 ihr Projekt „Digitales Gemeindemanagement" starten

Insgesamt 30 Pilotgemeinden haben den Probebetrieb des Projekts „Digitales Gemeindemanagement" bei der Evangelischen Landeskirche in Württemberg aufgenommen. Gemeinden sollen nicht nur effizienter planen können - sondern nach Möglichkeit auf Papier verzichten.

Auch in Kirchenbüros soll immer weniger Papier eingesetzt werden - dafür steht nicht zuletzt das neue Projekt (Symbolbild).Pixabay

Die Zukunft ist (fast) papierlos: Gottesdienste gemeinsam digital planen, die Zusammenarbeit zwischen Kirchengemeinde und Ehrenamt stärken sowie das Datenschutzniveau steigern - dies und mehr verbirgt sich hinter dem Begriff des digitalen Gemeindemanagements.

Ein wichtiger Baustein der 2017 beschlossenen „Digitalen Roadmap“ zur vernetzten Landeskirche ist das digitale Gemeindemanagement-System.

Die zeitliche Planung sieht folgende Meilensteine vor:

So sieht der aktuelle Zeitplan zur Implementierung des Digitalen Gemeindemanagements aus.Evangelische Landeskirche in Württemberg

Das digitale Gemeindemanagement, wie es in der Württembergischen Landeskirche zum Einsatz kommen soll, ist ein modulares System auf Basis von OpenSource Software-und wird im Rahmen eines zunächst auf 3 Jahre befristeten Projekts von der Landeskirche zentral finanziert.

Verzögerung, aber kein Stillstand

Der ursprünglich für Oktober 2019 geplante Übergang des Digitalen Gemeindemanagements von der Pilotphase in den Regelbetrieb verzögert sich. Somit wird den Gemeinden die digitale Arbeitsplattform nicht wie erhofft um die Jahreswende zur Verfügung stehen. Grund hierfür ist im Wesentlichen, dass die ausgeschriebene Stelle des Projektverantwortlichen nicht besetzt werden konnte und das ambitionierte Vorhaben somit mit bestehenden Mitteln des Referates Informationstechnologie des Oberkirchenrates umgesetzt werden muss.

Nichtsdestotrotz konnte in der Zwischenzeit einiges angegangen und umgesetzt werden. So wurden notwendige rechtliche Rahmenbedingungen geschaffen, die Funktionalität der Plattform weiterentwickelt, Pilotgemeinden samt zugehöriger Vertrauensinstanzen für die Evaluationsphase ausgewählt und ein Schulungskonzept erstellt sowie teilweise umgesetzt.

Aktuell liegt das Projekt etwa fünf Monate hinter dem Zeitplan. Der Beginn des Pilotbetriebes und Aufbau der Vertrauensinstanzen begann im Dezember 2019. Die jetzige Verzögerung in die Zukunft projiziert, ergäbe einen Beginn des Regelbetriebes innerhalb des zweiten Quartals 2020.

Rückfragen, Bemerkungen oder Anregungen nehmen wir gerne unter Gemeindemanagement@elk-wue.de entgegen.

Mit freundlichen Grüßen

gez.:

Thomas Vaßen

 

Das Projekt

So sieht die Anmelde-Seite des Gemeindemanagemt-Portals aus.EMH

Computer sind aus dem täglichen Pfarramts-Betrieb zwar schon seit vielen Jahren nicht mehr wegzudenken. Doch es reicht nicht, wenn Pfarrerin oder Pfarrer sowie die Sekretärin digital vernetzt sind: Immer mehr hat sich gezeigt, dass für die Arbeit in der Kirchengemeinde weitere haupt-, neben- und ehrenamtliche Beteiligte aus den Kirchengemeinden in ein digitales Gemeindemanagement eingebunden werden müssen.

Einzelne Module

Weil die vielen unterschiedlichen Aufgaben aber auch ganz individuelle Anforderungen an ein solches Managementsystem stellen, sind verschiedene, passgenaue Module vorgesehen:

Identity-Management-System (IDM)

Damit können sich alle Beteiligte unterschiedlicher Positionen (z. B. hauptamtlich Angestellte einer kirchlichen Dienststelle, ehrenamtliche Kirchengemeinderäte, dazu Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Kirchenbezirken usw.) mit einem Zugang an einer zentralen Stelle anmelden – unabhängig von der später teilweise völlig unterschiedlichen Anwendung.

Die Registrierung am System nehmen die Benutzer selbst vor, sie kann jederzeit erfolgen. Nach erfolgter Validierung können die Benutzer über eine zentrale Landingpage dann weitere Module aufrufen.

E-Mail

Jeder Benutzer bekommt automatisiert eine personalisierte @elkw.de-E-Mail-Adresse. Mit dieser ist auch ein personalisierter Kalender verbunden. Die Kommunikation mit anderen @elkw.de- und @elk-wue.de-E-Mail-Adressen erfolgt grundsätzlich verschlüsselt.

Dateiablage

Zusätzlich steht jedem Benutzer eine sichere Dateiablage zur Verfügung, die den Datenaustausch mit anderen Personen ermöglicht. Dieses Daten können mittels eines entsprechenden Programms auch offline verfügbar gemacht werden.

Gottesdienstplanung mit ChurchTools

Mit diesem Modul werden Kirchengemeinden in der Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen unterstützt. Gottesdienste können digital geplant, Abläufe erstellt sowie der Einsatz der Mitarbeiter koordiniert werden. Daneben können Räume, Ausstattungsgegenstände und andere Ressourcen erstellt und diese in verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Buchungen von Ressourcen können nachvollzogen, in einem Kalender dargestellt und genehmigt werden. Durch eine zentrale Verwaltung werden Doppelbuchungen vermieden.

Auf Anforderung

Dieses Modul wird erst auf Anforderung des Benutzers freigeschaltet, sofern dies von der Kirchengemeinde gewünscht ist.

Die Erweiterung des digitalen Gemeindemanagements um weitere Module sowie der Aufruf weiterer Programme (z.B. aus den Bereichen Finanz-, Melde- und Personalwesen, E-Learning) können perspektivisch über die zentrale Landingpage erfolgen.

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