ORGANISIEREN & VERWALTEN
Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und in Teams
Die Zielsetzung des Bereichs „ORGANISIEREN & VERWALTEN“ ist es, ehren- und hauptamtlich Mitarbeitende von verwaltenden Standard-Aufgaben zu entlasten, damit sie sich mehr um Menschen in der Gemeinde und inhaltliche Aufgaben kümmern können. Durch Plattformen werden Doppelarbeiten vermieden, da die benötigten Daten in der aktuellen Version zur Verfügung stehen und dezentral genutzt werden können. Die Verwaltungsarbeit soll so weit wie möglich automatisiert werden.
Kommunikation zwischen und innerhalb haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden
Ablage von Dokumenten, Protokollen, Grafiken und Bildern etc. in der Cloud (auch mobil nutzbar)
Optimierung interner Prozesse (Mitgliederverwaltung, dezentrale Planung von Gottesdiensten, Raumbuchungen, etc.)
Terminmanagement – intern und extern
Nicht Teil dieser Betrachtung sind Fachanwendungen für die Erfassung von Amtshandlungen oder Meldedaten der Kirchengemeindemitglieder sowie Anwendungen der Finanzbuchhaltung und Personal- und Immobilienverwaltung
Kernempfehlung: Interne Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern sollte klares Zielbild haben und dosiert erfolgen!
Theorie
Nahezu alle Kirchengemeinden arbeiten mit elektronischen Listen, Dokumenten und E-Mails. Das ist für viele Standard. Und es ist für viele normal, dass auf jedem Computer die eigenen Listen, Adress-Verzeichnisse und Dokumente liegen. Dies in verschiedenen Versionen und unterschiedlicher Aktualität.
Ebenso ist der Austausch innerhalb von Gruppen und Kreisen, zwischen ehrenamtlich und hauptamtlich Mitarbeitenden sowie die Planung von Gottesdiensten und Veranstaltungen per E-Mail oder Messenger in vielen Gemeinden gängige Praxis. Das verursacht aufwändige Doppelarbeit, erzeugt mangelhafte Aktualität und führt zu missverständlicher Kommunikation.
Hier setzt der Bereich „ORGANISIEREN & VERWALTEN“ u.a. mit digitalen Plattformen zur Zusammenarbeit an.
- Kommunikation innerhalb haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden (S)
Im Bereich der Kommunikation bieten Apps die Möglichkeit, mit Gemeindemitgliedern im direkten Kontakt zu sein, sich auszutauschen und zu organisieren. - Orts- und geräteunabhängiges Arbeiten durch Clouds, d.h. beispielsweise Ablage von Dokumenten, Protokollen, Grafiken und Bildern in Clouds (M)
In verschiedenen Landeskirchen steht Gemeinden eine Plattform zur Verfügung, die eine zentrale Ablage von Dateien und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ermöglicht. Transparent und nachvollziehbar werden Änderungen dokumentiert und die jeweils aktuelle Fassung, z.B. von Protokollen, steht online zur Verfügung. - Optimierung interner Prozesse (Mitgliederverwaltung, dezentrale Planung von Gottesdiensten, Raumbuchungen, etc.) (L)
Um die Gestaltung von Gottesdiensten oder Veranstaltungen dezentral mit verschiedenen Mitarbeitenden zu planen, Mitwirkung an Gottesdiensten (Organisten etc.) zu organisieren, die Gemeindemitglieder (Kontaktdaten, Geburtstage, etc.) zentral abrufbar zu machen sowie technische Geräte (Beamer, etc.) oder Raumbelegungen transparent einsehbar zu machen, bietet eine Plattform optimale Voraussetzungen. Die Laufwerke sind umfassend durch Plattformen ersetzt. - Terminmanagement – intern und extern (übergreifend)
Um alle Termine der Gemeinde nur einmal an einem Ort zu speichern und sie dann über verschiedene Kanäle auszuspielen und zu kommunizieren ist es notwendig, diese auf einer Plattform zu pflegen und zu speichern. Hierfür gibt es verschiedene Ansätze, die umgesetzt werden können.
Die Vorteile sind eindeutig ersichtlich. Dennoch erfordert der Einsatz dieser Tools und Plattformen meist Veränderungen der bisher praktizierten Vorgehens- und Arbeitsweisen. Daher müssen die Mitarbeitenden in den Prozess der Umsetzung eingebunden und in der Anwendung geschult und trainiert werden.
Seitens der Landeskirchen werden verschiedene der o.g. Werkzeuge zur Verfügung gestellt. Die Lösungen sind sinnvoll ausgewählt, in Kirche erprobt und funktionieren gut. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, (wenige) weitere Tools (z.B. kostenfreie oder günstige Tools zur Verwaltung der digitalen Kommunikationsaktivitäten) auszuwählen und zu testen.
Der praktische Austausch, um voneinander zu lernen und Wissen zu teilen, ist dabei enorm hilfreich, denn die Herausforderungen in der eigenen Gemeinde sind oft sehr ähnlich zu anderen Gemeinden.
Die Digitalisierung in der Gemeinde ist nie abgeschlossen. Es handelt sich um ein permanentes Anpassen und Optimieren der Prozesse an verfügbare Tools sowie das permanente Suchen nach und Einführen von Tools, die die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtern und vereinfachen. Dabei darf und soll innerhalb der rechtlichen Rahmenbedingungen ausprobiert werden, um zu erkennen, was geeignet ist und was nicht. Neben der Konsequenz in der Umsetzung ist es wichtig, ein führendes System zu etablieren, an das andere Arbeits- Schwerpunkte (ggf. per Schnittstelle) angeschlossen werden können damit Daten (Mitglieder, Soziale Netzwerke, Veranstaltungen, etc.) nur einmal gepflegt und aktuell gehalten werden. Der dezentrale und mobile Zugriff für Mitarbeitende (entsprechend der zu vergebenden Berechtigungen) muss gewährleistet sein.
Vertiefender Methodentipp
Die Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) nennt fünf Erfolgskriterien betrieblicher Digitalisierung. Diese sind im Grundsatz auch für Gemeinden relevant.
Die 5 Kernkomponenten des Prozesses der betrieblichen digitalen Transformation:
1. Die Leitung muss mit gutem Beispiel vorangehen
2. Die Führungsrolle verändert sich
3. Nach der Kundenschnittstelle muss die interne Struktur folgen
4. Probierfreudigkeit und transparente Kommunikation auf Augenhöhe
5. Räume für Innovation und Lernen werden bewusst geschaffen
In der o.g. Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), Erfolgskriterien betrieblicher Digitalisierung, werden darüber hinaus sechs Handlungsfelder genannt, die – entsprechend adaptiert – hilfreiche Anregungen für Gemeinden enthalten.
Handlungsfelder:
1. Technisierung
2. Geschäftsmodelle
3. Arbeitsorganisation
4. Arbeitskultur
5. Führung
6. Kompetenzaufbau und Lernen
Vorgehen
1. Identifizierung und Analyse der bestehenden Prozesse
Um zu wissen, welche immer wiederkehrenden Verwaltungsabläufe in der Gemeinde durch den Einsatz digitaler Lösungen erleichtert werden, ist es notwendig, die Abläufe der eigenen Gemeinde zu kennen. Hierbei muss eine Gemeinde nicht bei null anfangen. Viele Abläufe sind bei anderen Gemeinden ähnlich und bereits erfasst.
Zur Vorbereitung der Erfassung macht sich idealerweise eine Person, die Einblick in viele Bereiche und Verwaltungsabläufe hat, Gedanken und skizziert die ihr bekannten Abläufe der unterschiedlichen Verwaltungsbereiche. Bereits hier ist es sinnvoll, bei anderen Gemeinden nachzufragen, welche Bereiche dort möglicherweise bereits identifiziert wurden und ggf. auch schon Lösungen vorliegen. Ein Team aus Mitarbeitenden der identifizierten Bereiche in der eigenen Gemeinde vervollständigt, korrigiert und ergänzt die vorliegenden Abläufe in einer Sitzung oder in einem gemeinsamen Dokument.
2. Informationen über seitens der Landeskirche angebotene Tools
Nachdem klar ist, welche wiederkehrenden Verwaltungsabläufe standardisiert und automatisiert werden können, werden Informationen über die seitens der Landeskirchen angebotene Tools eingeholt. Je nach Landeskirche liegen bereits getestete und funktionierende Lösungspakete vor. Eigene Programmierungen können kurzfristig hilfreich aussehen, hängen aber immer an programmierenden Personen, verursachen Aufwand in der Weiterentwicklung und Pflege und sind daher nicht zu empfehlen.
3. Entscheidung zur Nutzung
Bevor die Entscheidung für die Einführung eines Tools getroffen wird, ist es ratsam, die Mitarbeitenden der betroffenen Bereiche zu informieren und einzubinden. In einer gemeinsamen Sitzung wird das Tool vorgestellt und die Vorteile der Nutzung erläutert. Hierbei ist es wichtig, Fragen und Bedenken wahr- und ernst zu nehmen. Wenn die Mitarbeitenden, deren Arbeitsweise sich verändern wird, möglichst frühzeitig in die Planung eingebunden werden, zeigt dies Wertschätzung für deren Arbeit und erleichtert die Einführung sehr.
Das zentrale Argument für die Einführung digitaler Verwaltungstools ist die Entlastung von immer wiederkehrenden Standardaufgaben und die damit verbundene, mögliche Zeitersparnis. Das kommt vielen, stark ausgelasteten Mitarbeitenden entgegen. Dass die eingesparte Zeit darüber hinaus für inhaltliche Aufgaben und den Kontakt mit Menschen in der Gemeinde genutzt werden kann, ist ein weiterer, überzeugender Grund.
Eine darauf folgende Entscheidung im Kirchengemeinderat, (schrittweise) Verwaltungstools in der Gemeinde einzuführen, markiert den Beginn der Einführung und ist als Startpunkt wichtig.
4. Einführung und Nutzung
Bei der Einführung hat sich bewährt, in kleinen Schritten vorzugehen. Es müssen nicht alle Abläufe, die digitalisiert werden können, sofort umgestellt werden. Eine schrittweise Einführung der Tools und Umstellung der Abläufe bzw. auch der Arbeitsweisen erleichtert ehrenamtlich und hauptamtlich Mitarbeitenden den Umstieg. Gleichzeitig entstehen erste Erfolgserlebnisse und Erleichterung der Arbeit wird spürbar. Dies kann und sollte in der internen Kommunikation genutzt werden, indem mit anderen Mitarbeitenden über die erfolgte Umstellung gesprochen wird. Das unterstützt die weitere Umsetzung.
In Abhängigkeit der angebotenen Tools bieten die Landeskirchen Unterstützung bei der Einführung durch Schulungen, Video-Tutorials oder Hilfe bei der Installation an.
Oftmals ist es mit der Einführung von neuen Tools nicht getan. Arbeitsweisen haben sich verändert und müssen trainiert werden. Das wird zu Beginn erst einmal mehr Zeit benötigen. Die Gefahr, in frühere Arbeitsweisen zurückzukehren, ist hoch, da das Neue noch nicht vertraut und damit ungewohnt ist. Hier hilft nachfragen und ermutigen genauso, wie eventuelle weitere Schulungsmaßnahmen.
5. Austausch mit anderen Gemeinden und Evaluation
Das Lernen voneinander ist ein wesentliches Element, wenn man Digitalisierung ernst nimmt. Niemand muss alles neu erfinden und entwickeln. Die Herausforderungen der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sind in vielen Gemeinden vorhanden. Manche sind bereits einige Schritte gegangen und haben gute Erfahrungen gemacht. Davon können andere Gemeinden profitieren. Vernetzung auf regionaler und überregionaler Ebene, gezieltes Nachfragen und die Bitte um Unterstützung erleichtert das eigene Vorankommen.
Ebenfalls ist es notwendig, nach einiger Zeit die eingeführten Tools und vollzogenen Änderungen zu prüfen, ob die erhoffte und geplante Erleichterung für die Mitarbeitenden erreicht werden konnte. Dies kann im direkten Gespräch oder aber durch eine gezielte Umfrage erfolgen. Wenn Bedarf zur Optimierung erkennbar wird, muss dem nachgegangen werden, sodass möglichst alle Beteiligten spürbaren Nutzen haben.
Kontakte
- Landeskirche Baden: IT Support
- Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern: IT-Organisation, Intranet: Bereich I, Referat I.5
- Landeskirche Württemberg: Informationstechnologie in der Landeskirche
Organisieren & Verwalten - Modell S
Nutzung von basalen Kommunikationstools
Zielsetzung
Nutzung von basalen allgemeinen internen Kommunikationstools über landeskirchliche IT-Angebote.
Hintergrund
Mit von der Landeskirche zur Verfügung gestellten Verwaltungstools kann wertvolle Zeit gespart werden, die an anderer Stelle dringend benötigt wird. Der Kosten-Nutzen Aspekt ist hierbei zentral. Eine Software, die monatlich wenige Euro kostet, der Pfarr- und anderen Personen aber jeden Monat einige Stunden Zeit erspart, kann echten Nutzen bringen.
Vorgehen und Werkzeuge
- Microsoft Teams- für Videokonferenzen, andere Kommunikation und Projektarbeit
- Eine praktische Anwendungsmöglichkeit zeigt die Leitlinie für digitale Gremiensitzungen der ELKW
- Terminfindung mit Dudle: Dudle-Terminplanung (elk-wue.de), Ekiba Dudle (meinekiba.net)
- Weitere Tools, die von den Landeskirchen empfohlen werden, sind auf den jeweiligen Websites nachzulesen
Fragestellungen
- Welche Tools können zur schnellen Kommunikation und Terminfindung unter den Mitarbeitenden genutzt werden?
- Wie kann die Verwaltung der Mitglieder (Kontaktdaten, wichtige Ereignisse, Kommunikationskanäle,…) über eine Datenbank realisiert werden?
Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden
Der Einsatz von Microsoft 365 inklusive Teams als Tool zur internen Kommunikation hat sich in den beteiligten Mustergemeinden als empfehlenswerte Option herausgestellt. Die Kommunikation kann hier per Chat und Videokonferenz erfolgen. Die Mitglieder können in Kanälen verwaltet werden. Teams wird dabei von PfarrerInnen und SekretärInnen in einem Pfarramt genutzt. Durch den Einsatz von Teams wird die tägliche Arbeit/ Kommunikation sowie die Projektarbeit erleichtert.
Organisieren & Verwalten - Modell M
Testweise Einführung von Teilbereichen eines umfassenden Tools zur Gemeindeorganisation
Zielsetzung
Testweise Einführung von Teilbereichen eines umfassenden Tools zur Gemeindeverwaltung, -kommunikation und -organisation, um die Möglichkeiten kennenzulernen und zu testen, was für den Einsatz sinnvoll und zielführend ist.
Hintergrund
Damit ehren- und hauptamtlich Mitarbeitende sich mehr um Menschen in der Gemeinde und inhaltliche Aufgaben kümmern können, wurden Lösungen entwickelt, die wiederkehrende Aufgaben und Anforderungen automatisieren und damit Zeit sparen. Doppelarbeiten werden vermieden, da die benötigten Daten und Dokumente in der aktuellen Version zur Verfügung stehen und dezentral genutzt werden können.
Der Einsatz solcher Lösungen wird zunächst getestet und mit einem Change Prozess eingeführt. Wenn die Vorteile für Mitarbeitende durch regelmäßige Nutzung erkannt sind, nutzt es letztlich allen.
Werkzeuge und Vorgehen
- Microsoft 356 insbesondere MS Teams als Tool für die Kommunikation und Zusammenarbeit in einer virtuellen Arbeitsumgebung
- ChurchTools als umfassendes Tool der Gemeindeverwaltung (in Württemberg integriert in das Digitales Gemeindemanagement (DGM)) Projekt Digitales Gemeindemanagement (elk-wue.de)
- Geteilte Dateiablage und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten auf einem Cloudspeicher, z.B. SharePoint oder Seafile (DGM)
Fragestellungen
Welche Lösungen werden seitens der Landeskirche angeboten?
Woran erkennen wir, ob eine Lösung für die Anforderungen geeignet ist?
Wer kann in der Gemeinde verantwortlich das Testen der Lösungen begleiten?
Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden
Bei der Einführung in Kreisen, die sehr lange mit traditionellen Arbeitsmethoden gearbeitet haben, erwies es sich als sinnvoll, den Change Prozess in zwei Teile zu gliedern. Im ersten Teil wird, ggf. unterstützt durch einen Coach, die grundsätzliche Veränderungsmotivation herbeigeführt. Im zweiten Teil wird die technische Umsetzung in kleinen, aber zügigen Schritten vorgenommen.
Neben erprobter Chat- und Videokonferenzfunktion können auch Dateien in Teams oder einem anderen dafür vorgesehenen Cloudspeicher geteilt und gespeichert werden. Auch die Nutzung eines Aktenplans ist vorgesehen: Aktenpläne der Landeskirche (elk-wue.de). Neben dem Pfarrbüro haben auch ehrenamtliche Kirchenvorstände Zugriff auf Kommunikationskanäle, Videokonferenzen, Daten und Dokumente. Auch die Terminkoordination mit internen und externen Personen erfolgt in einfacher Weise. Die Nutzung von Microsoft 365 inklusive Teams zur Kommunikation und Verwaltung hat sich in den beteiligten Mustergemeinden bewährt.
Darüber hinaus steht in Württemberg für die Zusammenarbeit mit und unter ehrenamtlich Mitarbeitenden das Digitales Gemeindemanagement inklusive ChurchTools zur Verfügung.
Gemeinden müssen für sich ein Konzept definieren, welches digitale Werkzeug für welchen Anwenderkreis zu welchem Zweck eingesetzt werden soll. Hilfestellung für die praktische Umsetzung mit vielfältigen Anwendungsbeispielen bietet ein auf die einzelne Gemeinde (Microsoft 365 in der Gemeinde richtig einsetzen: Praktische Konzepte) und ein auf die regionale Zusammenarbeit (Regionale Zusammenarbeit digital: Wie Kommunikation und Organisation auf Distanz gelingt) ausgelegtes Muster. Jeweils wird gezeigt, wie Microsoft 365 für sich oder in Kombination mit dem Digitalem Gemeindemanagement genutzt werden kann.
Organisieren & Verwalten - Modell L
Dauerhafte Einführung eines umfassenden Tools zur Gemeindeorganisation verknüpft mit anderen Schwerpunkten
Zielsetzung
Dauerhafte Einführung eines umfassenden Tools zur Gemeindeverwaltung, -kommunikation und -organisation in möglichst enger Verbindung mit anderen Schwerpunkten.
Hintergrund
Die Digitalisierung in der Gemeinde ist nie abgeschlossen. Prozesse müssen permanent an verfügbare Tools sowie der Suche nach und Einführung von Tools, die die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtern und vereinfachen, angepasst und optimiert werden. Dabei darf und soll im Rahmen des rechtlich zulässigen ausprobiert werden, um zu erkennen, was geeignet ist und was nicht. Neben der Konsequenz in der Umsetzung ist wichtig, ein führendes System zu etablieren, an das andere Arbeits- Schwerpunkte (ggf. per Schnittstelle) angeschlossen werden können, damit Daten (Mitglieder, Soziale Netzwerke, Veranstaltungen, etc.) nur einmal gepflegt und aktuell gehalten werden. Der dezentrale und mobile Zugriff für Mitarbeitende (entsprechend der zu vergebenden Berechtigungen) muss gewährleistet sein.
Vorgehen und Werkzeuge
Alle verfügbaren Tools, die zur eigenen Arbeit passen, freigegeben und entsprechend der Datenschutzvorgaben legal sind. Neben den Funktionen aus „S“ und „M“ können auch interne Prozesse (Mitgliederverwaltung, dezentrale Planung von Gottesdiensten, Raumbuchungen, etc.) optimiert werden.
- Microsoft 356, mit MS Teams und daran angeschlossenen Apps vollumfänglich genutzt, als Tool für die Kommunikation und Zusammenarbeit in einer virtuellen Arbeitsumgebung
- ChurchTools als umfassendes Tool der Gemeindeverwaltung (in Württemberg integriert in das Digitales Gemeindemanagement (DGM)
- weitere Apps zur Kommunikation und Veranstaltungsmanagement
Fragestellungen
Welche wiederkehrenden Aufgaben und Anforderungen gibt es in der Gemeinde?
Für welche Bereiche gibt es Tools, die in die bestehende Infrastruktur (Tool zur Gemeindeorganisation) integriert werden können?
Welche Tools funktionieren bereits gut und werden gerne genutzt und wo besteht Bedarf zur Optimierung?
Welches Vorgehen hat sich bei anderen Gemeinden bewährt und kann übernommen werden? Wo ist Vernetzung möglich?
- In der eigenen Landeskirche und darüber hinaus?
Die Gemeinden der drei beteiligten Landeskirchen nutzen die angebotenen Tools in unterschiedlicher Ausprägung. Die Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern sowie die badische Landeskirche setzt aktuell (April 2022) auf den Einsatz von MS Office 365 in den Gemeinden und rollen nach und nach aus. In der württembergischen Landeskirche kommt neben dem Einsatz von MS Office 365 auch das „Digitale Gemeindemanagement“ zum Einsatz, das den Schwerpunkt in der Einbindung Ehrenamtlicher hat. Erfahrungen zeigen, dass eine schrittweise Umsetzung (zuerst in einem digital-affinen Team und dann erweitert auf andere Gruppen und Kreise) begleitet durch Schulungsmaßnahmen den besten Erfolg verspricht. Eine Person, die dies in koordinierender Funktion ehrenamtlich und verantwortlich begleitet, entlastet die Pfarrperson. Und dies nicht nur bei der Einführung des primären Systems, sondern auch bei der andauernden Suche nach weiteren Tools, die sich integrieren lassen und die Arbeitsprozesse erleichtern.
Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden
Bei der Einführung in Kreisen, die sehr lange mit traditionellen Arbeitsmethoden gearbeitet haben, erwies es sich als sinnvoll, den Change Prozess in zwei Teile zu gliedern. Im ersten Teil wird, ggf. unterstützt durch einen Coach, die grundsätzliche Veränderungsmotivation herbeigeführt. Im zweiten Teil wird die technische Umsetzung in kleinen, aber zügigen Schritten vorgenommen. Bei der Variante (L) ersetzen OneDrive und SharePoint/ Teams komplett die im Hauptamt eingesetzten traditionellen Laufwerke. Damit wird ein zentrales IT-Sicherheits- und Datenschutzmanagement mit allen damit verbundenen Kosten und Effizienzvorteilen ermöglicht.
Neben erprobter Chat- und Videokonferenzfunktion können auch Dateien in Teams geteilt und gespeichert werden. Auch die Nutzung eines Aktenplans ist vorgesehen: Aktenpläne der Landeskirche (elk-wue.de). Neben dem Pfarrbüro haben auch ehrenamtliche Kirchenvorstände Zugriff auf Kommunikationskanäle, Videokonferenzen, Daten und Dokumente. Auch die Terminkoordination mit internen und externen Personen erfolgt in einfacher Weise. Für alle Beteiligten ist erstmals ein orts- und ggf. geräteunabhängiger Zugriff möglich.
Die ergänzende Nutzung von ChurchTools vereinfacht – einmal eingeführt – zudem die Verwaltung des Gemeindelebens. Räume und Ressourcen wie Beamer oder Videokonferenzsysteme können automatisiert gebucht oder veranstaltungsbezogene Aufgaben- und Dienstpläne, z.B. für Gottesdienste, erstellt werden. Eine App ermöglicht den Zugriff vom mobilen Endgerät und bietet eine Chatfunktion.
Für die praktische Umsetzung vergleiche die in M dargestellten Konzepte und Arbeitshilfen sowie die Erfahrungen der bayrischen Mustergemeinde: Konkrete Umsetzung mit Microsoft 365