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ORGANISIEREN & VERWALTEN

Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und in Teams

Digitale Verwaltung soll Mitarbeitende entlasten und neue Freiräume schaffen.Unsplash / Kelly Sikkema

Der Bereich ORGANISIEREN & VERWALTEN hat zum Ziel, ehren- und hauptamtlich Mitarbeitende von vielen Standard-Aufgaben zu entlasten, damit sie sich mehr um Menschen in der Gemeinde und inhaltliche Aufgaben kümmern können. Durch Plattformen werden Doppelarbeiten vermieden, da die benötigten Daten in der aktuellen Version zur Verfügung stehen und dezentral genutzt werden können. Seitens der Landeskirchen werden hier schon verschiedene Werkzeuge zur Verfügung gestellt, und es lohnt meistens, auf vorhandene Lösungen zurückzugreifen, die erprobt sind und gut funktionieren. Darüber hinaus - sinnvoll Weniges auswählen und testen. Der praktische Austausch, um voneinander zu lernen und Wissen zu teilen, ist dabei enorm hilfreich, denn die Herausforderungen in der eigenen Gemeinde sind oft sehr ähnlich zu anderen Gemeinden. 

Schwerpunkte:

  • Kommunikation haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitender

  • Ablage von Dokumenten, Protokollen, Grafiken und Bildern etc. in der Cloud  (auch mobil nutzbar)

  • Optimierung interner Prozesse (Mitgliederverwaltung, dezentrale Planung von Gottesdiensten, Raumbuchungen, etc.)

  • Terminmanagement – intern und extern

Basale landeskirchliche Verwaltungstools

Zielsetzung

Nutzung von basalen landeskirchlichen Verwaltungstools.

Theorie zur Umsetzung

Schon seit langer Zeit werden seitens der Landeskirchen digitale Tools angeboten, die Pfarrpersonen und Gemeinden die Verwaltung erleichtern sollen. Je nach Landeskirche in unterschiedlicher Ausprägung. Ziel ist und war, die Verwaltungsarbeit in der Gemeinde zu erleichtern und soweit wie möglich zu automatisieren, damit Pfarrpersonen mehr Zeit für die anderen Aufgaben und mit Menschen in der Gemeinde haben. Hierbei lohnt es sich meistens, auf vorhandene Lösungen zurückzugreifen, die von der Landeskirche angeboten werden. Eigene Programmierungen können kurzfristig hilfreich aussehen, hängen aber immer an Personen und verursachen Aufwand in der Weiterentwicklung und Pflege.

Fragestellungen

  • Welche (wiederkehrenden) Aufgaben in der Verwaltung können standardisiert und automatisiert werden?

  • Welche Lösungen werden seitens der Landeskirche angeboten?

  • Gibt es darüber hinaus Tools, die uns die Arbeit in der Gemeinde erleichtern können?

  • Gibt es Kontakte zu anderen Gemeinden, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen und schon eine Lösung haben? Können wir uns vernetzen?

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

Beim Einsatz von Verwaltungstools sind Gemeinden unterschiedlich weit entwickelt. Manchmal liegt es daran, welche Mitarbeitenden in der Gemeinde sind und welche Affinität zum Einsatz von Software besteht. Bewährt hat sich, nach Erfahrungen anderer zu fragen. Der Austausch über die jeweiligen Anwendungsfälle und Einsatzmöglichkeiten mit Verantwortlichen und Mitarbeitenden anderer Gemeinden hilft sehr schnell weiter. 

Werkzeuge

Online-Ressourcen:

Ansprechpartner


Nutzung von basalen Kommunikationstools oder kostenfrei/günstig verfügbarer Social Media-Software

Zielsetzung

Nutzung von basalen allgemeinen internen Kommunikationstools über landeskirchliche IT-Angebote oder kostenfrei/günstig verfügbare Social Media-Software

Theorie zur Umsetzung

Neben den von der Landeskirche zur Verfügung gestellten Verwaltungstools gibt es kostenfreie oder günstige Tools zur Verwaltung der digitalen Kommunikationsaktivitäten. Exemplarisch sei hier der Versand von Newslettern oder die Verwaltung von Social Media Kanälen genannt. Hiermit kann wertvolle Zeit gespart werden, die an anderer Stelle dringend benötigt wird. Der Kosten-Nutzen Aspekt ist hierbei zentral. Eine Software, die z.B. monatlich weniger als 10 EUR kostet, der Pfarrperson aber bei konsequentem Einsatz jeden Monat eine Stunde Zeit spart, kann echten Nutzen bringen.

Fragestellungen

  • Wie kann die Verwaltung von Newsletter-Empfängern (Anmelden, Abmelden, Layout, Versandzeitpunkt,…) automatisiert werden?

  • Wie kann die Verwaltung der Mitglieder (Kontaktdaten, wichtige Ereignisse, Kommunikationskanäle,…) über eine Datenbank realisiert werden?

  • Welche Tools können zur schnellen Kommunikation unter den Mitarbeitenden genutzt werden?

  • Wie kann das Ausspielen der Inhalte in Sozialen Netzwerken gesteuert werden, damit Posts längerfristig geplant werden können?

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

Der Einsatz von MS Teams als Tool zur Kommunikation mit ehren- und hauptamtlich Mitarbeitenden hat sich in den beteiligten Mustergemeinden als mögliche Option herausgestellt. Vorteil hierbei ist, dass nicht nur die Kommunikation sondern auch die Ablage bzw. Weitergabe von Dateien möglich ist. 

Um Soziale Netzwerke optisch ansprechend und einem Redaktionsplan folgend zu bespielen, kann die Plattform „Canva“ eine Option sein. Hierüber können professionelle Grafiken erstellt werden. Ein Non-Profit Account wird angeboten und spart Kosten. Allerdings erfüllt „Canva“ die datenschutzrechtlichen Anforderungen der EKD aktuell nicht.

Werkzeuge

  • MS Teams – Kollaborationsplattform

  • Tools, die von den Landeskirchen empfohlen werden, sind auf den jeweiligen Websites nachzulesen.

Ansprechpartner

  • Digitalisierungsverantwortliche der Landeskirchen

Testweise Einführung von Teilbereichen eines umfassenden Tools zur Gemeindeorganisation

Zielsetzung

Testweise Einführung von Teilbereichen eines umfassenden Tools zur Gemeindeverwaltung, -kommunikation und -organisation, um die Möglichkeiten kennenzulernen und zu testen, was für den Einsatz sinnvoll und zielführend ist.

Theorie zur Umsetzung

Damit ehren- und hauptamtlich Mitarbeitende sich mehr um Menschen in der Gemeinde und inhaltliche Aufgaben kümmern können, wurden Lösungen entwickelt, die wiederkehrende Aufgaben und Anforderungen automatisieren und damit Zeit sparen. Doppelarbeiten werden vermieden, da die benötigten Daten in der aktuellen Version zur Verfügung stehen und dezentral genutzt werden können.

Der Einsatz solcher Lösungen muss getestet werden und braucht in der Anfangsphase erst einmal mehr Zeit. Wenn die Nutzung durch die Mitarbeitenden  konsequent trainiert und zur Selbstverständlichkeit wird, profitieren am Ende alle.

Fragestellungen

  • Welche wiederkehrenden Aufgaben und Anforderungen gibt es in der Gemeinde?

  • Welche Lösungen werden seitens der Landeskirche angeboten?

  • Woran erkennen wir, ob eine Lösung für die Anforderungen geeignet ist?

  • Wer kann in der Gemeinde verantwortlich das Testen der Lösungen begleiten?

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

Die große Gefahr ist, dass nach wenigen Tests aufgegeben wird. Das kann daran liegen, dass Mitarbeitende nicht bereit sind, sich auf ein neues Vorgehen einzulassen. Das kann daran liegen, dass bisheriges Vorgehen verändert wird, da die Abläufe in dem zu testenden Tool anders sind, als es bisher gemacht wird, oder dass es einfacher scheint, einfach so weiterzumachen wie bisher.

Auch in der Testphase eines Tools zur Gemeindeorganisation ist Konsequenz unerlässlich. Sonst wird man nie erfahren, ob und in welche Weise das Tool die eigenen Anforderungen erfüllen kann. Das erfordert Motivation und Veränderungsbereitschaft.

Werkzeuge

  • Gemeindeverwaltung: Churchtools

  • Gemeindekommunikation: CommuniApp, KonApp und andere

Ansprechpartner

Dauerhafte Einführung eines umfassenden Tools zur Gemeindeorganisation verknüpft mit anderen Schwerpunkten

Zielsetzung

Dauerhafte Einführung eines umfassenden Tools zur Gemeindeverwaltung, -kommunikation und -organisation in möglichst enger Verbindung mit anderen Schwerpunkten.

Theorie zur Umsetzung

Die Digitalisierung in der Gemeinde ist nie abgeschlossen. Es handelt sich um ein permanentes Anpassen und Optimieren der Prozesse an verfügbare Tools sowie das permanente Suchen nach und Einführen von Tools, die die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtern und vereinfachen. Dabei darf und soll ausprobiert werden, um zu erkennen, was geeignet ist und was nicht. Neben der Konsequenz in der Umsetzung ist es wichtig, ein führendes System zu etablieren, an das andere Arbeits-Schwerpunkte (ggf. per Schnittstelle) angeschlossen werden können, damit Daten (Mitglieder, Soziale Netzwerke, Veranstaltungen, etc.) nur einmal gepflegt und aktuell gehalten werden. Der dezentrale und mobile Zugriff für Mitarbeitende (entsprechend der zu vergebenden Berechtigungen) muss gewährleistet sein.

Fragestellungen

  • Für welche Bereiche gibt es Tools, die in die bestehende Infrastruktur (Tool zur Gemeindeorganisation) integriert werden können?

  • Welche Tools funktionieren bereits gut und werden gerne genutzt und wo besteht Bedarf zur Optimierung?

  • Welches Vorgehen hat sich bei anderen Gemeinden bewährt und kann übernommen werden? Wo ist Vernetzung möglich? In der eigenen Landeskirche und darüber hinaus?

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

Die Gemeinden der drei beteiligten Landeskirchen nutzen die angebotenen Tools in unterschiedlicher Ausprägung. Die Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern sowie die badische Landeskirche setzt aktuell (April 2022) auf den Einsatz von MS Office 365 in den Gemeinden und rollen nach und nach aus. In der württembergischen Landeskirche kommt neben dem Einsatz von MS Office 365 auch das „Digitale Gemeindemanagement“ zum Einsatz, das den Schwerpunkt in der Einbindung Ehrenamtlicher hat. Erfahrungen zeigen, dass eine schrittweise Umsetzung (zuerst in einem digital-affinen Team und dann erweitert auf andere Gruppen und Kreise) begleitet durch Schulungsmaßnahmen den besten Erfolg verspricht. Eine Person, die dies in koordinierender Funktion ehrenamtlich und verantwortlich begleitet, entlastet die Pfarrperson. Und dies nicht nur bei der Einführung des primären Systems, sondern auch bei der andauernden Suche nach weiteren Tools, die sich integrieren lassen und die Arbeitsprozesse erleichtern.

Werkzeuge

Alle verfügbaren Tools, die zur eigenen Arbeit passen und entsprechend der Datenschutzvorgaben legal sind.

Ansprechpartner

  • Digitalisierungsverantwortliche der Landeskirchen

  • IT Abteilungen der Landeskirchen

  • Mitarbeitende anderer Gemeinden und Landeskirchen