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MOTIVIEREN & VERÄNDERN

Change-Management in der Gemeinde

Wie können Gemeindemitarbeiter:innen motiviert werden?Unsplash / Clark Tibbs

Digitalisierung wird Veränderung bedeuten und Veränderung bringen - auch in der Gemeinde. Um Menschen mitzunehmen und veränderungsbereit zu machen, ist der Bereich MOTIVIEREN & VERÄNDERN von zentraler Wichtigkeit.

  • Motivation: Wie können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitgenommen und begeistert werden – insbesondere solche, die eher veränderungs- und digitalisierungsskeptisch sind?

  • Arbeitsweisen: Welche Arbeitsweisen und Mindsets gilt es, auch im kirchlich-gemeindlichen Umfeld an der Basis zu etablieren – auch, um künftige weitere Organisationsentwicklung zu ermöglichen?

  • Weiterbildung: Wie können haupt- wie ehrenamtliche Mitarbeiterende für neue digitale Aufgaben befähigt werden – und welche Rolle kann/darf/sollte E-Learning dabei spielen?

  • Reflektion: In welchem Umfang kann und sollte Grundwissen zur Ethik und zur Theologie der Digitalisierung vermittelt werden – damit dieses situativ vor Ort im Alltag angewandt werden kann?

Start und Ausbau von einzelnen Digitalaktivitäten basierend auf Bedarf und Motivation

Zielsetzung

Aus der Umsetzung dieses Bausteins werden sich erste Ideen ergeben, die dann mit anderen aus der Gemeinde geteilt werden, um ihre Einschätzung einzuholen.

Theorie zur Umsetzung

Wichtig ist vor allem anzufangen. Bei zu langen Planungen und ausgetüftelten Gesamt-Konzepten dauert es meist lange, bis Veränderung und Verbesserung spürbar wird. Das sollte vermieden werden. Im Umkehrschluss bedeutet das jedoch nicht, in ziellosen Aktivismus zu verfallen und irgendetwas zu machen. 

Lohnend kann daher sein, die verschiedenen Elemente und Entwicklungsstufen des Baukastens mit den folgenden inneren Fragestellungen zu lesen.

Fragestellungen

  • Was kann das für unsere Gemeinde bedeuten?
  • In welchem Bereich besteht bei uns Aufhol- und Optimierungsbedarf?
  • Wo kann durch Digitalisierung für Mitarbeitende oder Gemeindemitglieder Unterstützung geschaffen werden?
  • Wo kann praktischer Nutzen entstehen? (bald – nicht erst in den nächsten Jahren)
  • An welcher konkreten Stelle oder mit welchem Minimal-Projekt können wir beginnen? Was bietet sich an?
  • Wofür lassen sich Mitarbeitende in der Gemeinde gewinnen?

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

Digitalisierung ist kein Projekt mit definiertem Anfang und Ende. Um die Veränderung zu begreifen und zu leben, muss klar sein, dass Digitalisierung zur Bewegung werden muss und ein ständiger Prozess der Weiterentwicklung mit wachsender Geschwindigkeit ist. Diese Veränderung muss in den Gemeinden und in den Köpfen der Mitarbeitenden ankommen. Das geht nicht von heute auf morgen und nicht auf Anordnung. Es geht darum, den (Gemeinde-) Alltag, die Denk- und Arbeitsweisen zu verändern. Das braucht in der Regel Zeit.


Verteilen einzelner digitaler Aufgaben nach Bedarf unter interessierten Ehren- und Hauptamtlichen

Zielsetzung

Die Umsetzung dieses Bausteins bringt nicht nur Arbeitserleichterung, sondern beteiligt Menschen mit ihren Fähigkeiten und schafft zusätzlich eine breitere Basis für das Thema innerhalb der Gemeinde.

Theorie zur Umsetzung

Veränderung zu leben bedeutet auch, dass die Pfarrperson voll hinter dem Thema Digitalisierung in der Gemeinde steht und dieses unterstützt - aber nicht alles selbst macht. Daher ist es gut, bei den grundsätzlichen Überlegungen zu ersten Schritten mitzudenken, wer was übernehmen kann. Die (zusätzlichen) Aufgaben der Digitalisierung in der Gemeinde dürfen nicht bei einer Person hängen bleiben. Idealerweise werden für alle Digitalisierungs-Aufgaben nach und nach Ansprechpartner gewonnen, die dann für ihren Bereich verantwortlich sind.

Fragestellungen

  • Wer hat im beruflichen oder schulischen Kontext mit Digitalisierung zu tun?
  • Wer hat Fähigkeiten, die bisher nicht in der Gemeinde zum Einsatz kommen?
  • Wer hat zeitliche Ressourcen, die eingesetzt werden können?
  • Was kann mit anderen Aufgaben kombiniert werden? (z.B. Öffentlichkeitsarbeit …)

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

Wenn Digitalisierungsaufgaben begonnen werden, bestimmen die Konsequenz und Einübung der Umsetzung maßgeblich über den Erfolg. Es ist zutiefst menschlich, immer wieder in frühere Verhaltensmuster zu verfallen und dann die neue Erkenntnis, das veränderte Vorgehen oder die angepasste Kommunikation zu vernachlässigen. Beispielsweise ist hier die Nutzung von kollaborativen Plattformen wie MS Teams zur Kommunikation oder die konsequente Ablage von Dokumenten im Cloud Speicher zu nennen. Wenn hier nicht konsequent gelebt wird, was beschlossen und eingeführt ist, schmälert dies den Erfolg der Digitalisierung und man bleibt als Gemeinde weit hinter dem zurück, was möglich wäre. Daher ist es gut, wenn Aufgaben verteilt werden inkl. der dafür notwendigen Verantwortung. So können Maßnahmen nachverfolgt werden und auch ggf. höflich daran erinnert werden.

Gemeinsame Definition eines groben „Digitalzielbilds“ für die Gemeinde

Zielsetzung

Am Ende der Zielbilderstellung stehen ein bis zwei markante Sätze (grobes „Digitalzielbild“) für die Gemeinde, die beschreiben, wohin sich die Gemeinde im digitalen Raum entwickeln soll.

Theorie zur Umsetzung

Ein Zielbild für die eigene Gemeinde zu haben ist wichtig, denn es macht transparent und vorstellbar, wohin sich die Gemeinde entwickeln soll. Das ist für das analoge Gemeindeleben zentral  – für das Engagement im digitalen Raum aber noch wichtiger. Dabei wird das „Digitalzielbild“ nicht losgelöst, sondern eng verzahnt aus  der Gemeindekonzeption entwickelt. Das digitale Zielbild wird nicht für immer festgeschrieben, sondern hat meist eine definierte Laufzeit von ca. fünf Jahren und kann dann angepasst oder fortgeschrieben werden. Idealerweise wird das „Digitalzielbild“ im Team von Haupt- und Ehrenamtlichen aus der Gemeinde entwickelt. Unterstützung bieten Gemeindeberater der Landeskirchen.

Fragestellungen

  • Warum wollen wir Digitalisierung für unsere Gemeinde?
  • Wem (welcher Zielgruppe) wollen und können wir damit dienen/Nutzen schaffen?
  • Auf welchen Kanälen lassen sich unsere Zielgruppen optimal erreichen?

Werkzeuge

Um Veränderung zu gestalten und erfolgreich umzusetzen, gibt es verschiedene „Change-Modelle“. Eines der leicht verständlichen Modelle ist das „Haus der Veränderung“. Es stellt durch verschiedene Räume dar, dass Veränderung in Phasen geschieht und sich entwickelt. Die Phasen (beginnend im Raum der Selbstzufriedenheit) müssen durchlaufen werden um dann im Raum der Erneuerung anzukommen. Weiterführende Links zu Erklärung der Phasen und Räume:


Initiierung eines ehren- und hauptamtlichen „Digitalteams“

Zielsetzung

Durch die Initiierung eines ehren- und hauptamtlichen „Digitalteams“ bedient man sich der in der Gemeinde vorhandenen Fähigkeiten und schafft eine Basis der Multiplikation und Transparenz. Ganz nebenbei wird dadurch eine Verteilung der gedanklichen und operativen Arbeit auf mehrere Personen erreicht.

Theorie zur Umsetzung

Dass die Pfarrperson voll hinter dem Thema Digitalisierung in der Gemeinde steht und unterstützt, ist wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Digitalisierungsvorhaben. Immerhin geht es nicht nur darum, ein paar technische Tools einzuführen oder die Homepage neu zu machen. Es geht um Veränderung – und das muss gewollt und gewünscht sein. Daher ist es gut, in einer frühen Phase Menschen einzubinden, die Veränderung wollen und mitziehen. Die Initiierung eines „Digitalteams“ aus haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden hat sich in der Praxis bewährt. Ein Team, das bereit ist zu planen, zu reflektieren und umzusetzen. Im Team wird das gemeinsame Digitalisierungsvorhaben der Gemeinde besprochen, die Ideen reflektiert und die Umsetzung geplant.

 Fragestellungen

  • Wer bringt Veränderungsbereitschaft mit und kann andere motivieren?
  • Wer hat im beruflichen Kontext mit Digitalisierung zu tun?
  • Welche Zielgruppen (Jugendliche, Senioren …), die von der Umsetzung betroffen sein können, werden eingebunden?
  • Können Interessierte auf digitalen Kanälen (z.B. soziale Netzwerke) gewonnen werden? (z.B. Menschen, die für bisherige Aufgaben in der Gemeindearbeit nicht im Blick waren)

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

  • Ideen in einem Digitalteam aus ehren- und hauptamtlich Mitarbeitenden gemeinsam zu reflektieren und zu spüren, dass die Mitarbeitenden in dieselbe Richtung wollen und das nicht nur sagen, sondern tatsächlich mitarbeiten, war eine positive Erfahrung.
  • Mitarbeitende aus dem Bereich der Jugend bringen Erfahrungen aus ihrem Umfeld und ihrer Lebenswirklichkeit ein und übernehmen selbstständig Verantwortung – wenn man sie ihnen überträgt.
  • Ein Digitalteam darf kein „Geheimtreffen von Übereifrigen“ sein, sondern muss nach und nach in der Gemeinde einen festen Platz haben. Eine eigenes (kleines) Budget, aus dem kurzfristig sinnvolle Ausgaben getätigt werden können, macht die Arbeit leichter und schneller.

Gemeinsame Erarbeitung eines detaillierten Digitalzielbilds wie M, das regelmäßig gemeinsam überprüft wird

Zielsetzung

Das detaillierte Zielbild basiert auf der Zielbilderstellung aus dem Modell M und beschreibt ausführlicher, wohin sich ihre Gemeinde im digitalen Raum entwickeln soll. Das detaillierte Zielbild wird in regelmäßigen Abständen (Jahresrhythmus) gemeinsam überprüft und ggf. angepasst.

Theorie zur Umsetzung

Geht die Ausprägungsstufe M von einem groben Digitalzielbild aus, ist bei Ausprägungsstufe L eine weitere inhaltliche und terminliche Detailierung vorgesehen.

Fragestellungen

Neben den Fragestellungen unter M können weitere zusätzliche Fragestellungen hilfreich sein:

  • Welchen Charakter hat unser Auftritt im digitalen Raum?
  • Informierend?
  • Missionarisch und verkündigend?
  • Diakonisch?
  • Rückspiegel: Angenommen, das Zielbild ist erreicht – welchen Weg sind wir dorthin gegangen?

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

  • Um ein digitales Zielbild zu entwickeln, kann es sinnvoll sein, am Gesamtkonzept bzw. analogen Zielbild anzuknüpfen.
  • Ein Zielbild hat neben der strategischen Komponente in der Gemeinde immer auch eine theologische Komponente.

Werkzeuge

Ein Veränderungsmodell in acht Schritten wurde von John P. Kotter entwickelt und beschreibt die Schritte, die auf dem Weg der Veränderung notwendig sind.

Die Vorgehensweise ist konzipiert für Unternehmen, kann aber auf Gemeinden und kirchliche Organisationen gut adaptiert werden.

Weiterführende Links zur Erklärung der Phasen Schritte:


Suche eine Person zur Koordination der Digitalisierungsinitiativen und der Mitarbeitenden im Digitalteam

Zielsetzung

Die Suche nach einer Person zur Koordination der Digitalisierungsinitiativen und der Mitarbeitenden im Digitalteam verankert das Digitalteam fest in der Gemeinde, sichert die Verantwortung für alle Digitalisierungsinitiativen und entlastet die Pfarrperson.

Theorie zur Umsetzung

Dass sich jemand um Kirche und Gemeindehaus kümmert, dekoriert, reinigt und grundsätzlich verantwortlich ist, ist in vielen Gemeinden selbstverständliche Aufgabe der Mesnerfunktion. Die Aufgaben in der Koordinierung der digitalen Aktivitäten einer Gemeinde sowie der Mitarbeitenden in den unterschiedlichen Bereichen können den Umfang einer ehrenamtlichen Tätigkeit oder ggf. sogar einer Nebentätigkeit ausfüllen.

Fragestellungen

  • Welche Person bringt entsprechende Qualifikation mit?
  • Wo kann die Person gesucht werden?
  • Ist die Aufgabe ehrenamtlich oder als Nebenjob mit Aufwandsentschädigung zu besetzen?
  • Wie wird die Person organisatorisch eingebunden?

Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden

  • Um die „Stelle“ zu beschreiben und auszuschreiben, ist es gut, alle Digitalisierungsinitiativen der Gemeinde zu sammeln und zu überlegen, welches Profil die Person idealerweise haben soll
  • Als Zwischenschritt auf dem Weg zur Person, die Digitalisierungsinitiativen koordiniert, kann eine Person gesucht werden, die als Leitung des Digitteams fungiert und zusammen mit der Pfarrperson die Aktivitäten koordiniert. Das bringt ebenfalls Entlastung und Verteilung der Verantwortlichkeiten.

Werkzeuge

Suche nach einer geeigneten Person:

  • Gemeindebrief
  • Newsletter der Gemeinde
  • Communi App
  • Beamer-Präsentation im Gottesdienst
  • Soziale Netzwerke der Gemeinde
  • Persönliche Netzwerke der haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden
  • Anzeige in regionalen Mitteilungsblättern
  • Schwarzes Brett an Hochschulen in der Region

Aufgabenbeschreibung:

  • Koordination digitaler Aktivitäten und Teams
  • Weiterbildungsangebote sichten und weitergeben

Ansprechperson z.B. für:

  • Streaming-Aktivitäten
  • Internetseite
  • Social-Media-Aktivitäten
  • digitale und hybride Veranstaltungen
  • digitales Gemeindemanagement (z.B. Churchtools u.ä.)

Kompetenz:

  • Grundverständnis für digitale und technische Zusammenhänge
  • Teamplayer und Motivator