Für beinahe jeden Bedarf gibt es heutzutage eine digitale Anwendung, die eine unkomplizierte Lösung verspricht. Digitale Tools sind aus unserem (Arbeits-) Alltag nicht mehr wegzudenken. Das Angebot ist riesig, aber nicht immer ist mehr gleich besser. Um als Organisation gut zusammen arbeiten zu können, bedarf es einer Verständigung auf gemeinsame Standards. Zudem sind wir als Kirche verbindlichen rechtlichen Regelungen unterworfen, die es auch bei der Nutzung dititaler Werkzeuge zu beachten gilt.
Diese Übersicht soll Orientierung geben und aufzeigen, was bereits heute an digitalen Werkzeugen in der Landeskirche zur Verfügung steht. Sollte für Ihren Bedarf kein passendes Tool vorhanden sein, können Sie hier zukünftig die Freigabe beantragen. Ein entsprechender Workflow befindet sich aktuell im Aufbau.
Freigabe beantragen
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Grundsätzlich muss der Oberkirchenrat nach §6 Abs. 1 DSDEVO Anwendungen für die Nutzung freigeben. Um die Freigabe effizient zu gestalten, folgt diese einem festgelegten und teil-automatisierten Prozess. Dieser wird aktuell überarbeitet und technisch umgesetzt. Sobald verfügbar, werden an dieser Stelle weitere Informationen zum Prozess und wie Sie dort Ihre Anfragen einbringen, bereitgestellt.
Empfohlene Apps
Im Folgenden finde Sie eine Übersicht empfohlener Apps für das Smartphone. Diese noch unvollständige Liste wird sukzessive um weitere freigegebenen Anwendungen und Programme ergänzt werden. Unterseiten mit detaillierten Beschreibungen für die wesentlichen Organisations- bzw. Kommunikations-Tools befinden sich im Aufbau.
Kirchengemeinden und christliche Einrichtungen ermöglichen mit diesem Buchungsportal die Onlineregistrierung zu einer Veranstaltung und können die Teilnehmenden verwalten. Die Funktionen umfassen unter anderem:
ein eigenes Portal pro Kirchengemeinde, das die Gemeinde auch auf ihrer Webseite einbinden kann
Anlegen, Löschen, Duplizieren und Bearbeiten von Veranstaltungen durch den Administrator
automatische Anmeldebestätigung per E-Mail mit Möglichkeit, die Buchung zu ändern/stornieren
Warteliste mit Nachrückverfahren
Automatische Löschung der personenbezogenen Daten nach 4-Wochen-Frist
Datenschutz gemäß DSG-EKD
Einlasskontrolle am Veranstaltungstag mit Hilfe einer automatisch generierten Teilnehmerliste oder per QR-Code
optional: Saalplanbuchung, einschließlich optionaler Optimierung des Sitzplatzangebots mittels „Distanzbuchung“
Vorgehensweise
Registrierung über Anmeldeformular auf Webseite des Herstellers. Weitere Informationen zum Abschluss des Registrierungsprozesses und der Bedienung des Buchungsportals werden nach der Registrierung per E-Mail zugesandt.
Informationen und Hilfen zur Verwendung des Buchungsportals:
Schulungsvideo mit Vorstellung der wesentlichen Funktionen von Church-Events finden Sie hier
Benutzerhandbuch mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Nachlesen finden Sie hier
Austauschforum im Sinne des Nutzer-hilft-Nutzer finden Sie hier
Checkliste für die Umsetzung vor Ort finden Sie hier
Darüber hinaus gibt es im Hilfebereich der Buchungsplattform Antworten zu häufig gestellten Fragen.
Eine Anleitung für Nutzer des Gemeindebaukastens, wie Sie über Church-Events erstellte Veranstaltungen in Ihre Webseite integrieren können, finden Sie hier.
Hinweise
Bitte beachten Sie, dass das Buchungsportal für Gottesdienste nicht von der Evangelischen Landeskirche in Württemberg betrieben wird und deshalb durch den Evangelischen Oberkirchenrat kein IT-Support geleistet werden kann. Für technische Fragen zum System steht Ihnen der IT-Support des Anbieters zur Verfügung.
Wenn Sie eine Integration in ihre Gemeindewebseite vornehmen, müssen Sie die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website entsprechend ergänzen.
Der in 2020 geschlosene Rahmenvertrag wurde aufgrund eines Anbieterwechsels nicht verlängert. Wenn Sie sich zur Nutzung des Ticketsystems Church-Events entscheiden, sehen Sie bitte von einer Nutzung weiterer Module des Anbieters ChurchDesk ab.
Kirchengemeinden, welche über das Digitale Gemeindemanagement bereits über ChurchTools verfügen und hierin bereits tiefergehende Erfahrungen sammeln konnten, könnten die Gottesdienstanmeldung auch hierüber abbilden. Eine Beschreibung der Vorgehensweise finden Sie hier.
Trotz der einfachen Bedienbarkeit des Buchungsportals empfehlen wir dringend, das Ticketsystem nicht an einem Hochfest oder besonders wichtigen Feiertag zum ersten Mal einzusetzen, sondern bereits vorher zu nutzen. So können Helfer und Administratoren vorab üben und sich – ebenso wie die Teilnehmer – mit dem System vertraut machen.
Für wen: Kirchengemeinden/ christliche Organisationen, die Veranstaltungen mit begrenzter Teilnehmeranzahl planen
Kontaktübersicht zur schnellen Integration und Vernetzung
Vorgehensweise
Test-App herunterladen
Kostenlose App konfigurieren und testen
Hinweise
Die Communi App legt den Fokus auf Kommunikation und Vernetzung, während ChurchTools einen Schwerpunkt bei Mitarbeitern, Verwaltung und Organisation hat. Dennoch sind partielle Redundanzen bezüglich der Funktionalität vorhanden und können durch Weiterentwicklung der Systeme zunehmend entstehen.
Verantwortlich für Administration und Betrieb der App ist die jeweilige Gemeinde/Einrichtung. Es erfolgt kein Support seitens der IT des Ev. Oberkirchenrates.
Anonyme Kontaktnachverfolgung im Rahmen der Pandemiebekämpfung entsprechend der Corona-VO des Landes BW §8 Abs. 5 (Seit einigen Monaten ist in allen Bundesländern keine personenbezogene Datenerfassung mehr vorgeschrieben)
Ermöglich im Bedarfsfall eine automatisierte Benachrichtigung der Kontaktpersonen - ohne Zutun überlasteter Behörden
Vorgehensweise
Ausführliche Hinweise zur Nutzung der App als Betreiber und Erstellung der QR-Codes finden Sie hier
Für wen: Kirchengemeinden und landeskirchliche Einrichtungen
Nach der Information über die Nichtverlängerung des Nutzungsvertrages des Landes BW mit der Culture4Life GmbH wird die Luca-App ab Ende März 2022 voraussichtlich nicht mehr nutzbar sein. Für bisherige Luca-Nutzer empfehlen wir ersetzend die Corona Warn App (CWA).
Die Corona-Warn-App verfügt über kein Ticketsystem. Sie ist lediglich zum Check-In und der Kontaktnachverfolgung zur Pandemiebekämpfung konzipiert, ersetzt also dahingehend die Papierlisten. Eine Platzreservierung, wie sie das über das Digitale Gemeindemanagement verfügbare ChurchTools oder die Buchungsplattform Church-Events anbieten, ist nicht beinhaltet. Die Erfassung von Besucherdaten inklusive Voranmeldung mit Besucherlimit bietet auch die von der Evangelische Bank entwickelte EinfachBesuchen-App, allerdings ebenfalls ohne automatisierte Kontaktnachverfolgung im Infektionsfall. Bei Bedarf sollten Sie ein System zum Ticketing/Platzreservierung und ein zweites zur Kontaktnachverfolgung einsetzen.
Bitte beachten Sie, dass die App nicht von der Evangelischen Landeskirche in Württemberg betrieben wird und deshalb durch den Evangelischen Oberkirchenrat kein IT-Support geleistet werden kann.
Der Einsatz der App ist vorerst auf die Dauer und Notwendigkeiten der Corona-Pandemie begrenzt. Etwaige Weiterentwicklungen, die einen Einsatz über den Zweck der Pandemiebekämpfung hinaus ermöglichen, bedürfen einer gesonderten Freigabe.
